Hilfe & Dokumentation

Zwei Tabs oben auf der Seite: Margen je Projekt und eine GuV für den Zeitraum.

• Projektrentabilität – eine Zeile je Projekt: Umsatz, Direkte Kosten, Personalkosten, Marge und Marge %. Das ist periodengerecht (es zählt fakturierten Umsatz und angefallene Kosten, unabhängig davon, ob sie schon bezahlt sind).
• BWA / GuV – eine Auswertung auf Ist-Basis für den gewählten Zeitraum: zugeflossener Umsatz, Betriebskosten nach Kategorie, Gesamtkosten, Betriebsergebnis und Betriebsmarge.
• Nutze die Projektrentabilität für die Frage „Welche Aufträge haben sich gerechnet?“ und die BWA für „Wie läuft der Betrieb dieses Quartal / Jahr?“
• Beide Tabs berücksichtigen den Firmenumschalter oben, wenn die Mehrfirmen-Buchhaltung aktiv ist – jede Zahl ist auf die gewählte Firma eingegrenzt.

Jede Projektzeile stellt den Umsatz den darauf gebuchten Kosten gegenüber. Standardmäßig deckt sie die gesamte Laufzeit des Projekts ab.

• Umsatz ist der fakturierte Nettobetrag (ohne USt.) auf den abgeschlossenen Rechnungen des Projekts. Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht.
• Direkte Kosten ist der Nettobetrag der mit dem Projekt verknüpften Ausgaben. Ziehst du Vorsteuer ab, wird die USt. herausgerechnet; als Kleinunternehmer*in (§19 UStG) ist der Bruttobetrag die Kosten, da du ihn nicht abziehen kannst.
• Personalkosten sind die Kosten der freigegebenen und ausstehenden Zeiterfassungseinträge des Projekts, übernommen aus der Zeiterfassung.
• Marge ist Umsatz minus direkte Kosten minus Personalkosten; Marge % ist Marge zu Umsatz, mit einem kleinen Balken daneben (grün bei positiver, rot bei negativer Marge).
• Die Zeilen sind nach Marge sortiert, von der besten zur schlechtesten. Klicke auf einen Projektnamen, um seinen Budget-Tab zu öffnen und die zugrunde liegenden Rechnungen und Ausgaben zu prüfen.

Alles, was an kein Projekt gebunden ist, muss trotzdem irgendwo landen, daher stimmt die Tabelle auf eine Gesamtsumme ab.

• Gemeinkosten (nicht zugeordnet) sammelt Umsatz und Kosten, die mit keinem Projekt verknüpft sind – es ist die kursive Zeile über der Gesamtsumme.
• Die Zeile Gesamt unten summiert jedes Projekt plus die Gemeinkosten, sodass die Zahlen immer auf deinen Gesamtumsatz und deine Gesamtkosten abstimmen.
• Um einen Betrag aus den Gemeinkosten herauszuholen, verknüpfe die zugrunde liegende Rechnung oder Ausgabe auf ihrer eigenen Seite mit einem Projekt – sie wandert dann in die Zeile dieses Projekts.

Personalkosten sind die einzige Eingabe auf dieser Seite, die nicht Teil deiner normalen Buchhaltungsdaten ist.

• Die Personalkosten werden aus der Zeiterfassung geladen – die Verdienste der Zeiteinträge mit Status freigegeben oder ausstehend, je Projekt summiert. Abgelehnte oder zurückgezogene Stundenzettel zählen nicht.
• Eigenleistung ist keine Kostenposition. Zeit, die ein Crew-Mitglied erfasst, das du im Budget-Tab des Projekts als Eigenleistung markiert hast, bleibt in der Marge und erscheint als kleine Zeile „+ … Eigenleistung“ unter dem Personalkosten-Betrag, mit einem erklärenden Hinweis – dieselbe Regel wie im Budget-Tab, damit beide denselben Gewinn zeigen.
• „Nach Zeitraum filtern“ grenzt auch die Personalkosten ein: Eine Woche Zeiterfassung zählt in dem Zeitraum, in dem ihre Woche beginnt. Ohne Filter umfassen die Personalkosten die gesamte Projektlaufzeit.
• Lassen sich diese Kosten nicht laden, erscheint ein Hinweis, und die angezeigten Margen enthalten keine Personalkosten – sie sind nicht still falsch, nur unvollständig.

Der zweite Tab ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung auf Ist-Basis für den gewählten Zeitraum, abgestimmt auf deine EÜR.

• Umsatz (Zufluss) ist die Einnahme, die im Zeitraum tatsächlich eingegangen ist – bezahlte Rechnungen, datiert auf den Zahlungseingang (die verknüpfte Banktransaktion, falls vorhanden), plus Kassenbuch-Einnahmen.
• Die Betriebskosten sind je Ausgabenkategorie aufgeführt, die größte zuerst, ohne Sammelposten „Sonstige“. Sie enthalten Barausgaben aus dem Kassenbuch. Einmalige Anlagenabgänge bleiben außen vor, damit die Auswertung den laufenden Betrieb zeigt – die Übersicht und die Anlage EÜR zählen sie dagegen mit.
• Teilweise abziehbare Kosten zählen nur mit ihrem abziehbaren Anteil – ein Bewirtungsbeleg etwa mit 70 % des Nettobetrags plus der vollen Vorsteuer –, genau wie in der Anlage EÜR.
• Betriebskosten gesamt, das Betriebsergebnis (Umsatz minus alle Kosten) und die Betriebsmarge schließen die Auswertung ab.
• Ein leerer Zustand erscheint, wenn keine Einnahmen oder Ausgaben (Ist) in den gewählten Zeitraum fallen.

Beide Tabs nutzen dieselbe Zeitraum-Steuerung: Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr (die Vorgabe), Letztes Jahr oder ein benutzerdefinierter Bereich Von / Bis.

• Auf dem BWA-Tab steuert der Zeitraum die gesamte Auswertung, genau wie in der Übersicht.
• Auf dem Tab Projektrentabilität zeigt die Tabelle standardmäßig die Gesamtlaufzeit. Aktiviere „Nach Zeitraum filtern“, um die Zeitraum-Steuerung einzublenden und die Zeilen auf diese Spanne einzugrenzen.
• Die „Dieser/Dieses“-Vorgaben laufen bis heute – Dieses Jahr ist das laufende Jahr bis heute, Dieses Quartal das laufende Quartal bis heute, Dieser Monat der laufende Monat bis heute – während die „Letzter/Letztes“-Vorgaben den vollständigen Vorzeitraum abbilden.
• Ein Hinweis unter dem Schalter sagt dir, ob du Gesamtwerte oder den gewählten Zeitraum siehst.

Ein paar Gewohnheiten halten die Zahlen ehrlich und die Vergleiche fair.

• Verknüpfe Rechnungen und Ausgaben laufend mit Projekten – nicht zugeordnete Beträge stapeln sich unter Gemeinkosten und beschönigen oder verzerren einzelne Projektmargen.
• Schließe Rechnungen ab und kategorisiere Ausgaben, bevor du einem Zeitraum traust: Entwürfe zählen nicht, und nicht kategorisierte Kosten verwischen die Kategoriezeilen der BWA.
• Nimm die Marge % als Kennzahl, um Projekte unterschiedlicher Größe zu vergleichen; nimm das BWA-Betriebsergebnis als Kennzahl für den Betrieb als Ganzes.