Buchhaltungs-Berichte & Einrichtung

Zwei Dinge machen den Buchhaltungsbereich nützlich: die Berichte, die das Jahr für das Finanzamt zusammenfassen (Buchhaltung → Berichte – EÜR, UStVA, ZM und ein DATEV-Export), und die einmalige Einrichtung, auf die alles Übrige zugreift (Einstellungen → Buchhaltung – deine Firmen, der Produktkatalog, die Spesenkategorien und das Dokument-Branding). Einmal einrichten, am Ende jeder Periode berichten.

Wo Berichte und Einrichtung liegen

Berichte und Einrichtung sind zwei getrennte Orte. Berichte führst du im Buchhaltungsbereich aus; die zugrunde liegenden Daten konfigurierst du in den Einstellungen.

Buchhaltung → Berichte – EÜR, UStVA, ZM, der DATEV-Export und der Anlageverzeichnis-Export (Anlageverzeichnis als PDF/CSV), jeweils in einem eigenen Panel.
Einstellungen → Buchhaltung – Firmen, Produkte, Kategorien, Rechnungs- und Angebotseinstellungen, Banking, Kassen, der E-Rechnungs-Posteingang, wiederkehrende Rechnungen und Ausgaben, der sevDesk-Import und das Mahnwesen.
Branding (Logo und Akzentfarbe für deine PDFs) liegt unter Einstellungen → Konto → Branding.
Eine Firma mit doppelter Buchführung (GmbH oder UG, Bilanz) bekommt kein Panel ‚Anlage EÜR' – die EÜR gibt es nur für die Einnahmenüberschussrechnung. An ihrer Stelle steht der Bilanz-Bereich (Journal, Bilanz und GuV, Exporte); UStVA und ZM bleiben verfügbar.
Eine stornierte Rechnung und ihre Stornorechnung stehen beide im Buchungsstapel: die Rechnung als der Umsatz, der sie war (Soll, zum Rechnungsdatum), die Stornorechnung als Gegenbuchung (Haben, zum Datum der Stornorechnung). Zusammen ergeben sie null. Vorher wurde nur die Stornorechnung exportiert.
Das Bilanz-Journal bucht dasselbe Paar: die stornierte Rechnung als Umsatz zum Rechnungsdatum, die Stornorechnung als Gegenbuchung zum Datum der Stornorechnung. Das gilt für Rechnungen mit Datum ab dem 1. Januar 2026. Eine Rechnung aus einem früheren Jahr und ihre Stornorechnung bleiben beide außerhalb des Journals, damit bereits abgeschlossene Jahre ihre Zahlen behalten.

Tipps

Rechnungsnummern, Vorlagen und E-Mail-Vorgaben stehen ebenfalls unter Einstellungen → Buchhaltung – sie behandelt das Thema Rechnungen.
Bei aktivem Mehrfirmen-Betrieb ist jeder Bericht auf die im Umschalter gewählte Firma beschränkt.
Schließt du den Speichern-Dialog ohne zu speichern, erscheint „Download abgebrochen. Es wurde nichts gespeichert.“ – die Datei wurde nicht geschrieben; exportiere einfach erneut.

EÜR – Einnahmenüberschussrechnung

Die Anlage EÜR fasst Einnahmen und Ausgaben eines Steuerjahres im BMF-Format zusammen. Sie wird als Paket exportiert: Das PDF plus Prüf-CSVs für Einnahmen, Ausgaben, Stornos und Anlagenabgänge. ‚ELSTER-XML exportieren' lädt dieselben Zahlen als ELSTER-Datei herunter, die du in Mein ELSTER hochlädst.

Öffne Buchhaltung → Berichte und gehe zum Panel ‚Anlage EÜR'.
Wähle das Steuerjahr.
Klicke auf ‚EÜR-ZIP exportieren', um das PDF und die begleitenden CSVs herunterzuladen.
Gib das Paket an deine Steuerberatung oder lade es in deine Steuersoftware.

Tipps

Es zieht aus deinen finalisierten Rechnungen und Spesen – sorge also zuerst dafür, dass diese vollständig und kategorisiert sind.
Als Kleinunternehmer*in landen deine Einnahmen automatisch in der Kleinunternehmer-Zeile, und das PDF trägt den Vermerk § 19 UStG.
Eine Rechnung zählt an dem Tag als Einnahme, an dem sie bezahlt wurde – egal ob eine Bankbuchung sie ausgeglichen hat oder du sie mit „Als bezahlt markieren“ auf bezahlt gesetzt hast. Eine bezahlte und später stornierte Rechnung steht zweimal in der Einnahmenliste: als Zahlungseingang im Jahr, in dem das Geld kam, und als Storno-Zeile.

Häufige Stolperfallen

Eine leere EÜR bedeutet meist das falsche Jahr oder dass Rechnungen/Spesen dieses Jahres noch nicht finalisiert sind.

USt.-Meldungen – UStVA und ZM

Die UStVA ist deine periodische Umsatzsteuervoranmeldung; die ZM (Zusammenfassende Meldung) deklariert innergemeinschaftliche Umsätze. Beide zeigen die Kennzahlen in der Vorschau und lassen sich an ELSTER übergeben.

Wähle im Panel ‚UStVA' Jahr und Monat oder Quartal, um die Vorschau aufzubauen.
Klicke auf ‚CSV exportieren' für Kennzahlen zur Eingabe in Mein ELSTER oder auf ‚ELSTER-XML exportieren' für eine Datei, die du dort hochlädst.
Nutze das Panel ‚ZM' genauso für innergemeinschaftliche Umsätze; es exportiert mit ‚ZM-XML exportieren'.
‚Bei ELSTER prüfen' lässt ELSTER die XML vor der Abgabe prüfen. Dafür brauchst du kein Zertifikat, es wird nichts übermittelt, und in der iOS-App gibt es die Prüfung nicht.
Wird ein bereits aus der App an ELSTER übermittelter Zeitraum erneut eingereicht, erkennt das Panel das automatisch: Es zeigt einen Berichtigungs-Hinweis, und die Meldung geht als Berichtigung (UStVA Kz 10 / ZM Meldeart 11) hinaus, die die frühere Meldung ersetzt.

Tipps

Die UStVA gilt nur, wenn du USt. berechnest – als Kleinunternehmer*in siehst du einen Hinweis, dass sie nicht nötig ist.
Die ZM zeigt nur Inhalt, wenn es im Zeitraum innergemeinschaftliche Umsätze gibt.
Ein ZM-Zeitraum mit Gutschriften (negativen Beträgen) wird ebenfalls als Berichtigung übermittelt – ELSTER akzeptiert keinen negativen Betrag in einer ursprünglichen Meldung.
In der UStVA zählt eine stornierte Rechnung in ihrem eigenen Zeitraum und wird im Zeitraum der Stornorechnung zurückgenommen. Im selben Zeitraum ausgestellt und storniert (bei Ist-Versteuerung: bezahlt und storniert), ergibt sie null; über zwei Zeiträume zeigt der erste plus und der zweite minus.
Bei Ist-Versteuerung zählt die UStVA den erhaltenen Betrag. Eine Rechnung, die du mit „Als bezahlt markieren“ auf bezahlt gesetzt hast, zählt im Monat ihres Zahlungsdatums, wie eine über eine Bankbuchung ausgeglichene.

DATEV-Buchungsstapel

Über den transaktionsweisen DATEV-Export im Banking hinaus erzeugt der Berichtsbereich einen vollständigen SKR04-Buchungsstapel – den Buchungsstapel, den deine Steuerberatung für das ganze Jahr in DATEV importiert.

Öffne das Panel ‚DATEV-Buchungsstapel'.
Wähle das Steuerjahr.
Klicke auf ‚Buchungsstapel exportieren' und sende sie an deine Steuerberatung.

Tipps

Bei aktivem Mehrfirmen-Betrieb umfasst der Export nur die gewählte Firma.
Gelöschte Rechnungen und Ausgaben sind nie in der Datei. Bis v0.703.55 waren sie es: beim Löschen bleibt eine verborgene Markierung zurück, damit die Löschung auf deinen anderen Geräten ankommt, und der Export las diese Markierung als echten Beleg — deine Steuerberatung konnte also Buchungen für Vorgänge bekommen, die du entfernt hattest, während deine EÜR sie längst ausließ. Das galt ebenso für Bilanz, GuV, SuSa und den GoBD-Export.
Selbst eingegebener Text — Buchungstext, Belegfeld, Kontenbezeichnungen — wird vor dem CSV entschärft: Beginnt eine Beschreibung mit „=", „+", „@" oder „-", steht sie in der Tabelle deiner*deines Steuerberater*in wörtlich da, statt als Formel ausgeführt zu werden. Beträge bleiben unverändert und summieren sich weiterhin.

Mehrere Firmen

Wenn du getrennte Bücher führst – etwa freiberufliche Einkünfte und ein Gewerbe – aktiviere den Mehrfirmen-Betrieb. Ein Firmen-Umschalter erscheint dann in den Buchhaltungsseiten, und Rechnungen, Spesen, Nummerierung und Berichte werden je Firma getrennt gehalten.

Rechnungen, Spesen, Rechnungsnummern, EÜR, UStVA und DATEV sind alle je Firma getrennt.
Spesenkategorien werden über Firmen hinweg geteilt.
Den Mehrfirmen-Betrieb zu deaktivieren blendet den Umschalter aus, behält aber alle Firmendaten – zum Zurückholen erneut aktivieren.

Gehe zu Einstellungen → Buchhaltung → Firmen und aktiviere den Mehrfirmen-Betrieb.
Öffne die Firmenverwaltung, um jede Firma mit Namen und optional USt-IdNr. und DATEV-Mandantennummer anzulegen.
Wechsle Firmen über die Leiste, die nun oben in den Buchhaltungsseiten erscheint.

Produkt- & Leistungskatalog

Speichere, was du verkaufst oder vermietest, damit du es nicht auf jedem Angebot und jeder Rechnung neu tippst. Jeder Katalogeintrag trägt Name, Einheit, Standardpreis und Steuersatz.

Bearbeite ein Produkt, um seine Vorgaben zu aktualisieren; archiviere nicht mehr angebotene.
Importiere oder exportiere den Katalog als CSV zum Massen-Laden.
Archivierte Produkte sind ausgeblendet, bis du ‚Archivierte anzeigen' umschaltest.

Gehe zu Einstellungen → Buchhaltung → Produkte und klicke auf ‚Produkt hinzufügen'.
Trage Name (deutsch, und englisch, falls du zweisprachig abrechnest), Einheit, Standardpreis, Standard-Steuersatz sowie optional Artikelnummer und Beschreibung ein.
Speichern – das Produkt ist nun als Position auf Angeboten und Rechnungen wählbar.

Dokument-Branding

Bring dein Logo und deine Markenfarbe auf deine PDFs. Branding wird je Konto gesetzt und gilt für deine Rechnungs-, Angebots- und Spesendokumente.

Gehe zu Einstellungen → Konto und finde den Branding-Bereich.
Lade ein Logo hoch (PNG, JPEG oder SVG, bis 2 MB).
Wähle eine Akzentfarbe aus den Vorgaben oder mit der eigenen Farbauswahl. Eine eigene Akzentfarbe ist Teil von Pro; ohne Pro sind die Farbfelder gesperrt und PDFs nutzen das Standardblau.
Die Live-Vorschau zeigt, wie es auf einer PDF-Seite wirkt.

Tipps

Branding gilt je Konto, alle deine Firmen teilen sich also dasselbe Logo und dieselbe Farbe.

Siehe auch

Erledige die Einrichtung einmal – Firmen, Produktkatalog, Kategorien und Branding – und die täglichen Dokumente füllen sich praktisch von selbst. Berichten heißt dann nur noch: Periode wählen und exportieren – EÜR und DATEV fürs Jahr, UStVA und ZM je Meldezeitraum.

Hilfe & Dokumentation