Hilfe & Dokumentation

Sektions-Budgets (Rental, Crew etc.) plus Reserve und Gewinnmarge ergeben das Gesamtsumme. Werte pro Projekt einmal setzen; „Sperren“ friert sie ein, sobald der*die Produzent*in freigibt.

1. Projekt-Arbeitsbereich öffnen und in den Tab 'Budget' wechseln.
2. Zum Bericht „Budget vs. Ist“ scrollen.
3. Werte in den Sektionszeilen eintragen (Rental, Crew und alle weiteren Kategorien des Projekts).
4. Optionale Bereiche über die Zeile 'Optionale Bereiche' oberhalb des Berichts einblenden — Szenenbild und Postproduktion sind beide standardmäßig aus. Pro Projekt einen aktivieren, wenn der Job wirklich eine Ausstattung oder Post hat; das Umschalten ist verlustfrei, ein ausgeblendeter Bereich behält bereits eingetragene Werte.
5. „Reserve / Puffer“ und „Gewinnmarge“ in der Zeile unter den Sektionen setzen — beide werden auf die Sektionssummen addiert und ergeben das Gesamtsumme.
6. „Sperren“ klicken, sobald das Budget freigegeben ist. Gesperrte Budgets lassen sich erst wieder bearbeiten, wenn die Sperre erneut geöffnet wird.

Während die Geräteliste wächst, aktualisiert sich der Bericht „Budget vs. Ist“ live. Mehrere Ist-Werte werden automatisch befüllt — Rental aus der Geräteliste, Abteilungs-Equipment aus den Einzelposten-Kosten, Crew aus freigegebenen Stundenabrechnungen sowie Reise und Ausgaben aus Spesenreisen und verknüpften Ausgaben — die übrigen Sektionszeilen trägst du von Hand ein.

• Der Balken „Budget verwendet“ zeigt das Ist geteilt durch die Gesamtsumme, schattiert von neutral über Warnung bis Überschreitung.
• Das Nettoergebnis (Budget − Ist) erscheint unter dem Balken mit Vorzeichen.
• Drei Karten fassen den Bericht zusammen: Gesamtsumme (mit Kosten und Marge dahinter), Fremdkosten (echte Kosten an Dritte) und Nettoergebnis.
• „Geschätzte Kostenverteilung“ zeigt den Anteil jeder Sektion: Ausrüstung, Personal, Logistik, Szenenbild, Postproduktion und Sonstiges / Puffer.
• Budget-Snapshots: „Snapshot speichern“ hält den aktuellen Stand fest, und „Vergleichen“ an einem gespeicherten Snapshot zeigt, was sich seitdem geändert hat.
• Undo und Redo im Panel (Cmd+Z / Cmd+Shift+Z) rollen die letzten Bearbeitungen zurück.

Ein Umschalter 'Budget-Ansicht' oben im Bericht „Budget vs. Ist“ wechselt die Ansicht zwischen zwei Blickwinkeln auf dieselben Zahlen — Planung, solange du das Budget noch formst, und Ist, sobald Geld fließt. Das Umschalten ändert nur die Anzeige, niemals die zugrunde liegenden Werte.

• Planung — eine aufgeräumte Kalkulationsansicht zum Aufbau von Budget und Angeboten. Sie kürzt die Übersicht auf die Gesamtsumme und die Sektionsverteilung und blendet die Ist-Spalten aus, damit du ohne das Rauschen laufender Kosten planen kannst.
• Ist — die Tracking-Ansicht. Sie zeigt Ausgaben, Nettoergebnis (Budget − Ist) und Auslastung gegen die Gesamtsumme, sodass du auf einen Blick siehst, ob du im Budget bleibst.
• Erfasste Ist-Werte (Rental, Equipment, Crew aus freigegebenen Stundenabrechnungen, Reise und Ausgaben) laufen in beiden Modi weiter auf — die Planungsansicht zeigt sie nur nicht an.

Ein Umschalter 'Budgetmodell' sitzt oben im Bericht „Budget vs. Ist“ und wechselt ein Projekt zwischen zwei Wegen, die Obergrenze zu setzen: Festbudget (eine Zahl, gegen die du planst) und Ratenbasiert (keine Obergrenze — die Kosten ergeben sich aus Rate × Drehlänge, dieselbe Berechnung wie in der Zeiterfassung, und wachsen, je länger der Dreh läuft). Das Umschalten ist verlustfrei: deine festen Zahlen bleiben für den Rückweg erhalten.

1. Den Tab 'Budget' des Projekts öffnen und den Umschalter 'Budgetmodell' oberhalb des Berichts finden.
2. Für Jobs mit vereinbarter Obergrenze auf 'Festbudget' lassen — du trägst eine feste Zahl ein und planst dagegen.
3. Für Jobs auf Tagessatzbasis auf 'Ratenbasiert' wechseln — es gibt keine feste Obergrenze; die Kosten folgen Rate × erwartete Tage.
4. Im Modus 'Ratenbasiert' zeigt die Anzeige 'Geplant (Rate × Tage)', bis die verknüpfte Stundenabrechnung Einträge hat, dann 'Bisherige Ausgaben' aus real erfasster Zeit.

Ist ein Projekt mit einer Zeiterfassung verknüpft, fließen real erfasste Stunden, Zuschläge, Kilometer und Ausrüstung automatisch in die Ist-Spalte des Budgets — Überstunden, Nacht- und Wochenendzuschläge und Kfz-Kosten pro Kilometer stehen dann nicht mehr auf 0 €. Ein Ist-Wert aus der Stundenabrechnung trägt ein ⏱-Abzeichen statt eines Eingabefelds.

• Überstunden- & Zuschlagszeilen — die Personal-Zuschläge (Überstunde 11 / 12 / 13+, Nachtzuschlag, Sonntag, Feiertag, Sechster Tag) füllen ihren Ist-Wert aus den real erfassten Überstunden und Zuschlägen der Stundenabrechnung.
• Überstunden-Quellen — der kleine Button in der Überstunden-Zeile wechselt die Quelle: ein Festbetrag (Währungssymbol), ein % des Crew-Budgets (%) oder ⏱ aus der Zeiterfassung (die die eigene Deckelung / Unbegrenzt-Einstellung der Stundenabrechnung respektiert).
• Kfz-Kosten pro Kilometer — die Zeile 'Fahrzeuge / Mietwagen' (Bereich Logistik) öffnet einen Fahrzeug-km-Rechner mit geschätzter Distanz, der tatsächlich erfassten Distanz aus der Stundenabrechnung, einem geteilten €/km-Satz und einem Umschalter, ob die Endkosten die Schätzung oder das Ist abrechnen.
• Ausgaben — Ausrüstung, die auf der Stundenabrechnung einer Crew-Person erfasst wurde, fließt in den Ist-Wert 'Ausgaben' (Verpflegungspauschale und Kilometer kommen bereits über Reise und den km-Rechner).

1. Die Karte 'Überstunden-Konditionen' im Budget-Tab öffnen — sie zeigt Basisstunden pro Tag, die drei Überstunden-Stufenprozente (Überstunde 11 / 12 / 13+) und die Überstunden-Deckelung.
2. Unter 'Mit Zeiterfassung synchronisieren' zeigt jede verknüpfte Abrechnung 'Synchron' oder einen Unterschied mit der Kennzeichnung 'Weicht vom Budget ab'.
3. 'Zeiterfassung übernehmen' wählen, um die Konditionen dieser Abrechnung ins Budget zu ziehen, oder 'Budget übernehmen', um die Budget-Konditionen auf die Abrechnung zu schreiben.
4. Die eigenen Konditionen des Budgets über 'Konditionen bearbeiten' (den Rate-Rules-Dialog) ändern.
5. Durch einen Tarifvertrag geregelte Abrechnungen bleiben schreibgeschützt ('Durch Vertrag geregelt') — der Vertrag ist die rechtliche Quelle, du kannst nur aus ihnen ziehen, nie überschreiben.
6. Abgesagte Drehtage laufen in eine eigene Personal-Zeile „Ausfallgagen“ — im Budget planst du eine Rückstellung, das Ist kommt live aus dem verknüpften Stundenzettel (⏱-Badge)

Über das panelweite Feld „Anmerkungen“ hinaus kann jede Budgetzeile ihre eigene Notiz tragen — für die Annahme oder den Vorbehalt, der zu genau dieser Zeile gehört.

1. Im Budget-Tab die Zeile suchen, die du kommentieren willst — jede Sektionszeile (Equipment, Personal, Logistik, Post-Production), eine Zuschlagszeile oder eigene Positionen.
2. Den kleinen Notiz-Button neben der Zeilenbezeichnung klicken.
3. Notiz eintippen — z. B. 'Kaution bei Wrap erstattet', 'Kund*in übernimmt Flüge' oder 'Angebot noch offen'.
4. Die Notiz wird mit dem Projekt gespeichert; der Button wird hervorgehoben, sodass kommentierte Zeilen auffallen, und eine einzeilige Vorschau erscheint unter der Zeile, wenn sie eingeklappt ist.

Budgets bei Anbietern mit unterschiedlichen Währungen oder Steuerregeln behandeln.

• Die Standardwährung liegt unter Einstellungen → Konto (Voreinstellungen → Währung). Neue Projekte übernehmen diese.
• Artikelpreise verwenden die Projektwährung — es gibt keine automatische FX-Umrechnung.
• Bei internationalen Verleihen manuell umrechnen und sowohl Originalpreis als auch umgerechneten Betrag in den Notizen der Zeile festhalten.

Der Budget-Tab exportiert einen PDF-Bericht mit deinem Branding oder eine CSV-Datei für Tabellen-/Buchhaltungsimport.

• Das PDF enthält die Abschnitte, die du im Dialog angekreuzt hast.
• CSV-Exporte enthalten Sektions-Zeilen für den zeilenweisen Abgleich mit Rechnungen.
• Beide Exporte spiegeln den aktuellen Stand — Budget vorher sperren, wenn ein stabiler Snapshot gewünscht ist.

1. Den Budget-Tab des Projekts öffnen und zur „Kostenaufschlüsselung“ scrollen.
2. In ihrer Kopfzeile auf „PDF“ klicken. Der Dialog „Budgetbericht exportieren“ öffnet sich; oben PDF oder CSV wählen.
3. PDF: die Abschnitte ankreuzen, die enthalten sein sollen („Kostenaufschlüsselung pro Position“, „Kategorie-Summen“, „Budget vs. Ist“, „Kostenverteilung“; mindestens einen), dann „PDF exportieren“ klicken. Der Bericht nutzt deine Akzentfarbe und dein Logo.
4. CSV: „CSV exportieren“ klicken. Die Datei listet jede Zeile mit Budget, Ist und Abweichung, Sektion für Sektion, bereit für Excel, Sheets oder die Buchhaltungssoftware.
5. Die Datei landet im Standard-Downloadordner des Geräts.

Routinen, die das Budget-Panel von Prep über Dreh bis Wrap nützlich halten.

• 10–15 % Reserve reservieren. Die genaue Zahl hängt von der Produktion ab; Null Reserve ist selten realistisch.
• Während aktiver Vorbereitung täglich ins Panel schauen — Kosten kriechen schnell hoch, sobald Anbieter bestätigen.
• Produzent*innen kurze Status-Updates schicken, bevor sie nachfragen. Überraschungen sind schlimmer als wöchentliche Updates.
• Endbudgets als Vorlagen für ähnliche Produktionstypen speichern — die nächste Schätzung startet fundierter.
• Nach Wrap ein Budget-Review: Plan vs. Ist pro Sektion mit einer Zeile Notiz pro Abweichung.

Ein Projekt aus einem Angebot übernimmt dessen geplante Beträge für Miete, Crew und Reise sowie die Arbeitskonditionen des Angebots als Überstundenkonditionen. Bearbeitest du das Angebot weiter, zieht das Budget nach.

• Das Budget merkt sich, was das Angebot geschrieben hat. Ein Wert, der noch dem entspricht oder leer ist, wird aktualisiert, wenn sich die Positionen des Angebots ändern. Ein von Hand geänderter Wert bleibt stehen.
• Die Aktualisierung passiert kurz nachdem du das Angebot nicht mehr bearbeitest. Sie läuft nur für ein Projekt, dessen Budget aus diesem Angebot befüllt wurde.
• ‚Budget aus Angebot befüllen' bei den verknüpften Angeboten macht dasselbe auf Wunsch und sagt, wie viele von Hand geänderte Werte stehen geblieben sind. Klicke erneut, um auch diese zu überschreiben.
• Die Karte ‚Überstundenkonditionen' startet mit Arbeitszeit, Überstundenstufen, Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen und Reisetag-Anteilen des Angebots. Sie werden einmal geschrieben; im Budget geänderte Konditionen werden nie ersetzt.
• Ein Projekt, das schon vorher verknüpft war, folgt nach einem Klick auf ‚Budget aus Angebot befüllen'.