Hilfe & Dokumentation

Jeder Bericht ist ein in sich geschlossener Datensatz zu genau einem Vorfall. Verknüpfte Geräte bringen Seriennummer und Wiederbeschaffungswert aus deinem eigenen Equipment mit — du tippst nichts doppelt.

• Zuordnung: immer ein Projekt. Ein Bericht, der aus der Zustandsprüfung einer Untervermietung entsteht, ist zusätzlich mit dieser Untervermietung verknüpft. Die Liste „Betroffene Geräte“ zeigt dein gesamtes eigenes Equipment, nicht nur das Equipment des Projekts.
• „Vorfalldetails“: Datum und Uhrzeit des Vorfalls sowie der Ort.
• „Klassifizierung“: „Schadensart“ (Beschädigt, Verloren, Gestohlen) und „Schweregrad“ (Gering, Schwerwiegend, Totalschaden).
• „Beschreibung“: was passiert ist, in deinen eigenen Worten — der Text landet im PDF.
• „Beteiligte Personen“: Zeug*innen und die verantwortliche Person, als Freitext, als verknüpfte Kontakte oder beides.
• „Versicherungsinformationen“: die geschätzten Reparatur-/Ersatzkosten, bei verlorenen und gestohlenen Geräten zusätzlich das Feld „Polizeibericht-Nr.“.
• „Betroffene Geräte“ aus deinem eigenen Equipment, jeweils mit Seriennummer, Wiederbeschaffungswert und dem Hinweis „Versichert“ oder „Nicht versichert“.
• Bis zu 10 Fotos als „Fotobeweise“.
• Ein Status: Entwurf, Eingereicht, In Prüfung, Erledigt, Abgelehnt oder Storniert.

Einen Bericht legst du im Tab „Versicherung“ des Projekts an. Die Seiten „Versicherung“ und „Untervermietungen“ listen Berichte nur auf — anlegen kannst du dort keinen.

1. Öffne das Projekt und wechsle in den Tab „Versicherung“. Fehlt der Tab, schalte ihn unter „Wähle deine Tabs“ ein.
2. Klick unter „Schadensberichte“ auf „Neuer Bericht“ (oder auf „Meldung erstellen“, solange das Projekt noch keinen hat). Die Seite „Neue Schadensmeldung“ öffnet sich, bereits mit dem Projekt verknüpft — eine Projektauswahl gibt es nicht.
3. Trag unter „Vorfalldetails“ das „Datum des Vorfalls“ (Datum und Uhrzeit) und den „Ort“ ein.
4. Wähle unter „Klassifizierung“ die „Schadensart“ und den „Schweregrad“ und beschreib unter „Beschreibung“, was passiert ist.
5. Hak unter „Betroffene Geräte“ die betroffenen Geräte an und füg unter „Fotobeweise“ Bilder hinzu.
6. Erfasse bei Bedarf Zeug*innen und die verantwortliche Person und trag die geschätzten Reparatur-/Ersatzkosten ein.
7. Klick auf „Speichern“. Der Bericht beginnt als Entwurf.

Zwei Abläufe legen von sich aus einen Schadensbericht an. Beide erzeugen einen Entwurf, den du prüfst, ergänzt und selbst einreichst — automatisch verschickt wird nichts.

Fehlendes Equipment berechnen

— Wenn du auf der Rückgabe-Checkliste fehlendes Equipment berechnest, entsteht ein Bericht der Schadensart „Verloren“ zusammen mit einer verknüpften Rechnungsposition im Rechnungsentwurf. Die geschätzten Reparatur-/Ersatzkosten sind der gesamte Verlust (Kosten pro Einheit × fehlende Einheiten), und der Schweregrad ergibt sich aus dieser Summe. Eigenes Equipment wird unter „Betroffene Geräte“ verknüpft; ein Mietartikel steht nicht in deinem eigenen Equipment und wird deshalb in der Beschreibung genannt (außer du hast Notizen eingetragen — die werden dann zur Beschreibung).

Zustandsprüfung freigeben

— Gibst du die Zustandsprüfung einer Untervermietung frei, die neue Markierungen, nicht bestandene Prüfpunkte oder ein nicht zurückgekommenes Teil gefunden hat, entsteht ein Berichtsentwurf für diese Untervermietung. Das geprüfte Gerät ist verknüpft, die Befunde stehen in der Beschreibung, das Vorfalldatum ist der Zeitpunkt der Prüfung, und der Schweregrad startet bei „Gering“ oder „Schwerwiegend“. Als „Verloren“ wird er nur eingestuft, wenn ein fehlendes Teil der einzige Befund ist.

Der Status bestimmt, was du noch ändern kannst. Bearbeiten lässt sich nur ein Entwurf. „Status ändern“ unter den Fotos bietet genau die Wechsel an, die der Status erlaubt; bei einem gespeicherten Entwurf heißen sie „Bericht einreichen“ (prüft den Bericht und speichert ungespeicherte Änderungen) und „Bericht stornieren“ (endgültig, mit Rückfrage) — ein Klick speichert den neuen Status sofort.

Entwurf

— Vorbereitung. Alle Felder, die betroffenen Geräte und die Fotos sind bearbeitbar, und „Speichern“ ist sichtbar. Verschickt wurde noch nichts.

Eingereicht

— Bei der Versicherung eingereicht. Felder, betroffene Geräte und Fotos sind gesperrt, damit der Bericht so bleibt, wie er eingereicht wurde. Kann weiter zu „In Prüfung“ oder zurück zu „Entwurf“, um etwas zu korrigieren.

In Prüfung

— Die Versicherung prüft den Schadensfall. Kann zu „Erledigt“, „Abgelehnt“ oder „Storniert“ wechseln oder zurück zu „Eingereicht“.

Erledigt

— Der Schadensfall ist abgewickelt. Lässt sich wieder auf „In Prüfung“ setzen oder stornieren.

Abgelehnt

— Die Versicherung hat den Schadensfall abgelehnt. Kann zurück zu „In Prüfung“ oder „Entwurf“ oder storniert werden.

Storniert

— Zurückgezogen — zum Beispiel, weil fehlendes Equipment wieder aufgetaucht ist. Endgültig: Ein stornierter Bericht wechselt seinen Status nie mehr. Er bleibt mit dem Stornierungsdatum erhalten, und sein Status-Badge ist durchgestrichen.

Unter „Betroffene Geräte“ hakst du die Geräte aus deinem eigenen Equipment an, die beteiligt waren. Die Liste zeigt dein gesamtes Inventar, nach Namen sortiert, damit der Bericht an den echten Inventareinträgen hängt.

• Jeder Eintrag zeigt Seriennummer (SN) und Wiederbeschaffungswert, sofern hinterlegt, und den Hinweis „Versichert“ oder „Nicht versichert“ — je nachdem, ob für das Gerät eine Versicherungspolice eingetragen ist.
• Tippe ein Gerät an, um es zu verknüpfen, und noch einmal, um die Verknüpfung zu lösen. Ein Bericht kann mehrere Geräte verknüpfen — ein heruntergefallenes Case beschädigt oft mehr als eins.
• Die Berichtsliste und das PDF addieren die Wiederbeschaffungswerte der verknüpften Geräte; im PDF steht die Summe als „Gesamter Schadenswert“.
• Verknüpfen lässt sich nur eigenes Equipment. Miet-Equipment eines Verleihs nennst du in der Beschreibung.

Personen lassen sich auf zwei Arten erfassen, und beide ergänzen sich, statt sich zu ersetzen: als Freitext eintragen, mit einem Kontakt verknüpfen — oder beides im selben Bericht.

• Der Freitext bleibt unverändert — hier lassen sich auch Personen eintragen, die nie in den Kontakten stehen werden (der Nachtportier der Location, ein*e Passant*in, eine Telefonnummer).
• „Aus Kontakten hinzufügen“ verknüpft eine*n Zeug*in mit einem echten Kontakt; „Aus Kontakten wählen“ tut dasselbe für die verantwortliche Person. Bis zu 20 Zeug*innen können verknüpft werden.
• Im PDF stehen zuerst die verknüpften Namen, darunter der Freitext — unter derselben Überschrift.
• Übernommen wird ausschließlich der Anzeigename — niemals Adresse, Telefon oder E-Mail des Kontakts. Die Versicherung sieht genau das, was eingetippt wurde, plus die verknüpften Namen.
• Verknüpfungen sind nur im Entwurf änderbar, wie jedes andere Feld des Formulars.

Bis zu 10 Fotos pro Bericht. Sie erscheinen im exportierten PDF, und bei jedem ernsteren Schadensfall erwartet die Versicherung sie.

1. Öffne den Bericht, solange er ein Entwurf ist, und scroll zu „Fotobeweise“. Der Zähler neben der Überschrift zeigt, wie viele Fotos angehängt sind.
2. Klick auf „Foto hinzufügen“. Auf Smartphone und Tablet öffnet sich die Kamera, sonst wählst du eine oder mehrere Bilddateien aus.
3. Jedes neue Foto zeigt „Foto wird hochgeladen“, bis es gespeichert ist. Steht dort „Upload fehlgeschlagen“, verwirf es und füg es erneut hinzu.
4. Zum Entfernen klickst du auf das × in der Ecke des Fotos.

Der Block „Versicherungsinformationen“ enthält die Zahlen, nach denen die Versicherung fragt.

• „Geschätzte Reparatur-/Ersatzkosten“ — deine Summe für den gesamten Vorfall. Anfangs reicht ein grober Wert; ersetz ihn durch ein echtes Angebot, sobald du eins hast.
• „Polizeibericht-Nr.“ — erscheint nur bei den Schadensarten „Verloren“ und „Gestohlen“. Das exportierte PDF druckt das Feld unter demselben Namen. Bis v0.977.14 hieß das Feld „Schadensnummer“; gemeint war immer die Nummer der polizeilichen Anzeige.
• „Gesamter Schadenswert“ — kein Feld zum Ausfüllen, sondern die Summe der Wiederbeschaffungswerte der verknüpften Geräte; sie steht in der Berichtsliste und im PDF.

Erzeug ein formatiertes Schadensdokument für die Versicherung oder den Verleih. Der Export funktioniert in jedem Status.

1. Öffne den Schadensbericht.
2. Klick unten auf der Seite auf „PDF exportieren“.
3. Das PDF trägt dein Branding (Akzentfarbe und Logo) und enthält die Berichts-ID, das Exportdatum und den Status, die Vorfalldetails, die Beschreibung, die betroffenen Geräte mit Seriennummer, Wiederbeschaffungswert und einer Spalte „Versichert“, den „Gesamten Schadenswert“, die geschätzten Kosten und die Polizeibericht-Nummer, sofern eingetragen, Zeug*innen und die verantwortliche Person, die Fotobeweise und einen Unterschriftenblock.
4. Speicher oder druck es und schick es weiter.

Berichte erscheinen an drei Stellen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Bericht.

Seite „Versicherung“

— „Alle Schadensmeldungen“ listet jeden Bericht aus all deinen Projekten. Die Liste erscheint, sobald es mindestens einen Bericht gibt.

Tab „Versicherung“ eines Projekts

— „Schadensberichte“ listet die Berichte dieses Projekts und enthält die Schaltfläche „Neuer Bericht“.

Seite „Untervermietungen“

— „Untervermietungs-Schadensmeldungen“ listet die Berichte, die mit einer deiner Untervermietungen verknüpft sind — etwa die aus einer Zustandsprüfung.

• Jede Zeile zeigt Schadensart und Schweregrad, das Status-Badge, das Vorfalldatum, wie viele Geräte verknüpft sind, deren gemeinsamen Wiederbeschaffungswert und die Zahl der angehängten Fotos.

„Löschen“ unten im Bericht entfernt ihn nach einer Rückfrage endgültig. Die Schaltfläche gibt es in jedem Status.

• Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.
• Ist der Bericht beim Berechnen von fehlendem Equipment entstanden, warnt die Rückfrage, dass eine Rechnungsposition daran hängt. Löschst du den Bericht, bleibt diese Position auf der Rechnung — mach die Berechnung stattdessen auf der Rückgabe-Checkliste rückgängig, wo „Beide stornieren“ Bericht und Position gemeinsam behandelt.
• Willst du einen Schadensfall zurückziehen, den Bericht aber behalten, setz ihn auf „Storniert“, wo „Status ändern“ diesen Wechsel anbietet.