Dokumenten-Layout-Designer

Der Layout-Designer (Buchhaltung → Layoutdesigner) legt das PDF-Aussehen jeder Art von Buchhaltungsdokument fest – Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Mahnung. Starte mit einer Vorlage, schalte Abschnitte an und aus, stell Farben, Schriftgröße und Ränder ein und sieh in der Live-Vorschau daneben, wie dein Layout mit Beispieldaten neu entsteht. Ein zentraler Schalter entscheidet, ob deine Layouts überhaupt verwendet werden: Ist er aus, wird jedes Dokument mit dem eingebauten Standard gerendert.

Was der Designer macht – und der zentrale Schalter

Ein Designer deckt alle fünf Dokumentarten ab; ein Schalter entscheidet, ob deine Layouts aktiv sind.

Du baust ein eigenes Layout je Dokumentart: Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Mahnung.
Der Schalter „Meine eigenen Layouts für generierte PDFs verwenden“ ist das Tor – ist er aus, nutzt alles den eingebauten Standard, egal was du gespeichert hast.
Ein frisch gespeichertes Layout bewirkt nichts, bis du diesen Schalter einschaltest.
Ein gespeichertes Layout gilt ab dann für jede Rechnung, jedes Angebot usw., das du erzeugst. Hat eine Dokumentart mehrere Layouts, gilt das, das du unter „Layouts verwalten“ mit „Für Dokumente verwenden“ gewählt hast.

Ein Layout bauen

Wähl den Dokumenttyp, starte mit einer Vorlage und schalte dann Abschnitte an und aus; das Dokument druckt die Abschnitte in der Reihenfolge der Liste.

Öffne Buchhaltung → Layoutdesigner.
Klick unter „Layout wird bearbeitet für“ auf den Namen des Dokumenttyps und wähl den, den du gestalten willst.
Wähl bei Bedarf unter „Mit einer Vorlage starten“ einen Look: Klassisch (normale Ränder, Schriftgröße 10), Modern (breite Ränder, mehr Abstand zwischen den Abschnitten, Zwischensumme je Gruppe, USt. je Satz) oder Kompakt (schmale Ränder, Schriftgröße 9, enge Abstände). Eine Vorlage ersetzt das aktuelle Layout und das Seitendesign dieses Dokumenttyps.
In der Liste „Abschnitte“ entfernst du einen Abschnitt mit seinem ✕, fügst einen mit „Block hinzufügen“ hinzu und verschiebst Abschnitte mit den Pfeil-Knöpfen.
Klick auf einen Abschnitt, um seine Optionen unter der Liste zu bearbeiten.
Klick auf „Layout speichern“. Der Knopf bleibt ausgegraut, bis du etwas änderst, und jeder Dokumenttyp wird für sich gespeichert.

Tipps

„Erweitert“ zeigt die Liste als rohe Blöcke: Dann kannst du jede Blockart hinzufügen und Blöcke an ihrem Griff in die richtige Reihenfolge ziehen. „Einfach“ schaltet zurück.
Textfelder akzeptieren Variablen wie {{customer.name}} oder {{invoice.number}}, die beim Erzeugen des Dokuments eingesetzt werden. Die Schaltfläche ‚Variable‘ über einem Textfeld listet alle auf und fügt die gewählte an der Cursorposition ein.
Jeder Text hat ein deutsches und ein englisches Feld. Die Sprache des Dokuments entscheidet, welches gedruckt wird; ist eines leer, wird das andere verwendet.
‚Standardlayout verwenden‘ neben Speichern nimmt dein gespeichertes Layout für die gerade bearbeitete Dokumentart außer Gebrauch. Andere Dokumentarten behalten ihres.
Eine Dokumentart kann mehrere Layouts haben. Wähle eines unter ‚Layout für …‘; ‚Layouts verwalten‘ legt ein neues an, speichert eine Kopie, benennt um, löscht und legt mit ‚Für Dokumente verwenden‘ fest, mit welchem deine Dokumente erzeugt werden. Ein anderes Layout zu bearbeiten ändert deine Dokumente nicht.
‚Wann dieser Block gedruckt wird‘ in den Optionen eines Blocks druckt ihn nur für Geschäfts- oder Privatkund*innen, nur für bestimmte Länder oder erst ab einer Anzahl Positionen. Ohne Bedingung wird er auf jedem Dokument gedruckt.
‚In eine Datei exportieren‘ speichert das Layout im Editor als Datei; ‚Aus einer Datei importieren‘ fügt eine solche Datei als neues Layout hinzu, in diesem oder einem anderen Konto. Die Datei enthält nur das Layout, keine Kund*innen- oder Dokumentdaten.
„Textvorlagen“ an einem Textfeld speichert den aktuellen Text unter einem Namen und fügt einen gespeicherten Text später ein – so tippst du eine Fußzeile oder einen Schlusssatz nicht jedes Mal neu.
„Rückgängig“ nimmt deine Änderungen einzeln zurück, bis zum letzten Speichern: einen entfernten Abschnitt, eine angewendete Vorlage, eine geänderte Option oder das Seitendesign.
Wechselst du mit ungespeicherten Änderungen zu einem anderen Dokumenttyp, fragt der Designer vorher nach. Wählst du den aktuellen Typ erneut, lädt er dessen gespeichertes Layout neu. Auch beim Schließen oder Neuladen des Tabs mit ungespeicherten Änderungen wird nachgefragt.
Klick den ausgewählten Abschnitt noch einmal an oder in seinen Optionen auf „Seitendesign“, um zu den seitenweiten Farben, der Schriftgröße und den Rändern zurückzukommen.
„Block hinzufügen“ bietet nur Abschnitte an, die auf diesem Dokumenttyp etwas drucken: den Mahntext nur bei einer Mahnung, und keine Summen bei Lieferschein oder Mahnung.
„PDF herunterladen“ erzeugt ein Beispiel des Dokumenttyps, den du gerade bearbeitest.
Entfernst du „Belegdaten“ und speicherst, fehlen sie auch in den erzeugten PDFs. Auf einer Rechnung stehen dort Rechnungsnummer und Daten, die eine Rechnung zeigen muss – entferne den Abschnitt also nur, wenn ein anderer sie druckt.
Deine Layouts sind in deinem Konto gespeichert. Auf einem zweiten Gerät öffnet der Designer das gespeicherte Layout.
Ein neuer Abschnitt landet direkt unter dem, den du ausgewählt hast. Ist keiner ausgewählt, kommt er ans Ende der Liste, über Fußzeile und Unterschriftsfeld. Ein Freitext zeigt in der Liste seine ersten Wörter, damit du mehrere auseinanderhalten kannst.
Entfernst du einen Abschnitt, erscheint ein kurzer Hinweis mit „Rückgängig“, der ihn sofort zurückholt. Der Hinweis verschwindet, sobald du etwas anderes änderst; der Knopf „Rückgängig“ neben Speichern funktioniert dann weiterhin.
Die Menüs lassen sich mit der Tastatur bedienen: Pfeil hoch und runter gehen durch die Einträge, Pos1 und Ende springen zum ersten und letzten, Escape schließt das Menü und kehrt zu seinem Knopf zurück. Wählst du einen Abschnitt aus, springt die Tastatur zu seinen Optionen.
Auf dem Handy oder in einem schmalen Fenster steht die Vorschau unter dem Editor. „Vorschau anzeigen“ unten am Bildschirm zeigt die Vorschau anstelle des Editors; „Zurück zum Bearbeiten“ bringt dich dorthin zurück, wo du warst.
Leerst du ein Zahlenfeld wie die Deckkraft des Wasserzeichens, heißt das „Standardwert verwenden“, nicht null.

Die Abschnitte

Jeder Abschnitt ist ein Block des Dokuments.

Kopfzeile, Adressblock, Belegdaten, Positionstabelle und Summen — der Kern jedes Dokuments.
Belegdaten druckt die Angaben, nach denen Kund*innen den Beleg ablegen: Belegnummer, Belegdatum, Leistungsdatum bzw. -zeitraum, Fälligkeitsdatum (bei Angeboten und Auftragsbestätigungen: ‚Gültig bis‘), Kundennummer, deine Referenz (Bestellnummer der Kund*in) und die USt-IdNr. der Kund*in. Jede Zeile hat einen eigenen Schalter und blendet sich aus, wenn der Wert leer ist.
Fußzeile (Seitenzahlen und Impressum), Wasserzeichen und Unterschriftsfeld.
Skonto-Hinweis, Projektdaten und Freitext für alles Weitere.
Mahnungstext — leer lassen, um die gesetzliche Formulierung nach § 286 / § 288 BGB für die gewählte Stufe zu verwenden.
Auf einer Mahnung druckt der Abschnitt mit den Belegdaten zwei Nummern: die Nummer der angemahnten Rechnung und darunter die eigene Nummer der Mahnung (‚Mahnungs-Nr.', zum Beispiel RE-2026-0042-M1). Beide folgen dem Schalter ‚Belegnummer anzeigen'.

Farben, Schriftgröße und Ränder

Ist kein Abschnitt ausgewählt, gestaltet das Panel „Seitendesign“ das ganze Dokument; ein ausgewählter Abschnitt hat eigene „Design“-Optionen.

Seitendesign: Akzentfarbe, Textfarbe, Grundschriftgröße (pt) und Seitenränder (Normal, Kompakt oder Großzügig).
Lass ein Feld im Seitendesign leer, um das Standarddesign zu verwenden; deine Akzentfarbe aus den Einstellungen gilt dann von selbst.
Design eines ausgewählten Abschnitts: Schriftgröße, Textfarbe, Ausrichtung und der Abstand oben und unten – nur für diesen Abschnitt. Die Schriftgröße ist die Größe des Haupttexts im Abschnitt; kleinerer und größerer Text im Abschnitt verschiebt sich um dieselbe Punktzahl. Die Farbe ersetzt die normalen Textfarben des Abschnitts; Akzentfarben bleiben.
Eine Textfarbe ist ein Hex-Wert wie #333333. Solange im Feld etwas anderes steht, gilt die Standardfarbe, und ein Hinweis sagt das.
Das Design der Fußzeile hat nur Schriftgröße und Farbe: Sie steht im unteren Seitenrand, der mit ihr wächst.

Vorschau, speichern und aktivieren

Ansehen, speichern, einschalten.

Beobachte das Live-Vorschau-Panel rechts – es rendert das Layout neu, während du bearbeitest, mit Beispielinhalten und deinen eigenen Firmendaten; über den Knopf ‚Herunterladen' (oder ‚PDF herunterladen' in der Werkzeugleiste) speicherst du diese Beispiel-Darstellung als PDF.
Speichere das Layout für die aktive Dokumentart.
Schalte „Meine eigenen Layouts für generierte PDFs verwenden“ ein, damit deine Layouts echte Dokumente steuern.

Häufige Stolperfallen

Die Vorschau nutzt Beispielinhalte, keine echte Kundschaft oder Rechnung – sie zeigt das Layout, nicht deine Zahlen. Firmenname, Impressum und Akzentfarbe sind deine eigenen.
Gestrichelte Kästen in der Vorschau zeigen, was ein Dokument selbst ergänzt, und zwar an der Stelle, an der es gedruckt wird: Betreff und Hinweise bei der Rechnung; Anschreiben, Hinweise, Bankverbindung, Bedingungen, Schlusstext, Unterschriften und die gesetzlichen Texte beim Angebot; die Forderungsaufstellung und die Bankverbindung bei der Mahnung. Ein Freitext, den du ans Ende setzt, steht vor diesen Teilen.
Beim Angebot entscheidet der Abschnitt Unterschrift nur, ob Unterschriftszeilen gedruckt werden. Sie stehen immer für beide Parteien nach dem Schlusstext, egal wo der Abschnitt in der Liste steht.
Dein Logo kommt aus Einstellungen → Konto → Signatur & Branding, dein Impressum aus Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungseinstellungen; der Abschnitt Kopfzeile steuert nur die Logo-Größe, nicht das Bild selbst.

Spalten der Positionstabelle wählen

Die Positionstabelle hat in den Baustein-Optionen eine Spaltenauswahl.

Verfügbare Spalten: Pos., Art.-Nr., Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt, USt % und Netto.
Mindestens zwei Spalten bleiben angehakt; die letzten zwei lassen sich nicht abwählen. Eine Zwischensumme nach jeder Gruppe steht in der Spalte Netto und braucht sie deshalb.
Einheit und USt % sind standardmäßig aktiv — deutsche Kund*innen erwarten Einheit und Steuersatz pro Position auf dem Beleg.
Art.-Nr. wird bei Positionen aus dem Artikelkatalog gefüllt; es ist die Artikelnummer (SKU), die beim Hinzufügen auf der Position eingefroren wird.
Lieferscheine verwenden statt der Geldspalten die Spalten Bestellt und Geliefert.

Gut zu wissen

Ein paar Verhaltensweisen, die du kennen solltest, bevor du dich auf eigene Layouts verlässt.

Wenn du eine Rechnung finalisierst, wird ihr Layout auf dieser Rechnung eingefroren – ein späterer erneuter Download gibt stets das Original wieder, auch wenn du das aktive Layout änderst (eine gesetzliche Unveränderbarkeits-Vorgabe).
Es gibt keinen visuellen Zeichenbereich auf der Seite; die Treue prüfst du im Live-Vorschau-Panel (und kannst ein Beispiel-PDF herunterladen).
Speichere das Layout, bevor du zu einer anderen Dokumentart wechselst oder ein anderes Layout lädst. Die App fragt vorher nach; machst du weiter, werden die ungespeicherten Änderungen verworfen.
Eine Rechnung mit gespeichertem Layout endet wie die eingebaute: mit dem Zahlungssatz (das Fälligkeitsdatum geschrieben wie in der Zeile „Fällig am“), der Zeile mit den Zahlungsbedingungen deiner Textvorlage und der Grußformel mit deiner Unterschriftszeile. Eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur erhält keine Zahlungszeilen, und eine bereits finalisierte Rechnung behält ihr PDF.
Datumsangaben auf einem englischen Dokument folgen Einstellungen → Allgemein → Datumsformat, im gespeicherten Layout wie im eingebauten: zum Beispiel 22/09/2026 bei „Tag zuerst“. Deutsche Dokumente zeigen 22.09.2026.
Die Fußzeile wird immer vollständig gedruckt. Die gewählten Seitenränder sind ein Minimum: Brauchen dein Impressum, ein mehrzeiliger Fußzeilentext oder eine große Grundschriftgröße mehr Platz, wächst der untere Rand, bis die Seitenzahl und jede Impressumszeile passen. Die Vorschau druckt dein eigenes Impressum, ihre Fußzeile ist also so hoch wie auf deinen Dokumenten.
Ein Gesamtrabatt erscheint auch im eigenen Layout: Die Summen zeigen die Summe der Positionen (Zwischensumme), den Gesamtrabatt und den Nettobetrag, danach USt. und Gesamtbetrag – dieselben drei Zeilen wie im Standard-Layout.

Siehe auch

Baue je Dokumentart ein Layout aus Bausteinen, prüfe es per Vorschau, speichere und lege den zentralen Schalter um. Behalte die Anker außerhalb des Designers im Kopf: Dein Logo liegt in Einstellungen → Konto, dein Impressum in Einstellungen → Buchhaltung, und eine finalisierte Rechnung behält das Layout, mit dem sie ausgestellt wurde.

Hilfe & Dokumentation