Hilfe & Dokumentation

Zwei Routen, eine Engine: eine Prüf-Arbeitsliste und die Stufenkonfiguration, die sie speist.

• Die Arbeitsliste liegt unter Buchhaltung → Mahnwesen; die Engine, die Stufen, Gebühren, Zinsen und Vorlagen konfiguriert, liegt unter Einstellungen → Buchhaltung → Mahnwesen.
• Standardmäßig wird nichts automatisch versendet: Die App zeigt, was fällig ist, und berechnet die Beträge – du prüfst und stellst jede Mahnung per Klick aus. Eine optionale Einstellung ‚Automatischer Versand' (standardmäßig aus) kann fällige Mahnungen stattdessen für dich ausstellen.
• Eine Rechnung wird mahnbar, sobald sie überfällig und noch offen ist. Versendete, überfällige und teilweise bezahlte Rechnungen kommen infrage; Entwürfe, stornierte und vollständig bezahlte nicht. Eine finalisierte Rechnung, die nie per E-Mail verschickt wurde, steht ebenfalls in der Liste, ihre Mahnung lässt sich aber erst ausstellen, wenn die Rechnung versendet ist.
• Das Ausstellen einer Mahnung setzt die Rechnung auf die nächste Stufe, hält die Mahnung auf der Rechnung fest, erzeugt ein Mahnungs-PDF und stellt eine E-Mail an die Kund*in in die Warteschlange.

Jede überfällige Rechnung mit nächster Stufe und offenem Betrag: zuerst die, für die eine Mahnung fällig ist, und innerhalb jedes Status die am längsten überfällige oben.

• Eine Liste zeigt alle überfälligen Rechnungen, die fälligen zuerst. Jede Zeile hat einen Status: ‚Jetzt fällig' (die nächste Mahnung kann ausgestellt werden), ‚Wartet' (die nächste Stufe ist noch nicht fällig), ‚Letzte Stufe gemahnt' oder ‚Erledigt'. Die Schaltflächen über der Liste filtern nach Status und zeigen jeweils die Anzahl; das Suchfeld findet eine Rechnung über Nummer, Kund*in oder Mahnungsnummer. Blendet ein Filter oder die Suche alles aus, nennt die Seite die Zahl der ausgeblendeten Rechnungen und bietet ‚Alle anzeigen' an.
• Jede Zeile zeigt Rechnungsnummer, Kund*in, offenen Betrag, Tage überfällig und die nächste Stufe. Fällige Zeilen zeigen den Stufennamen (z. B. ‚1. Mahnung'); noch nicht fällige Zeilen zeigen ‚fällig in N T'.
• Der offene Betrag ist der unbezahlte Restbetrag (Rechnungssumme minus bereits gezahlter Betrag), nicht die ursprüngliche Summe.
• Ein Zähler-Badge in der Kopfzeile zeigt, wie viele Rechnungen gerade zur Mahnung fällig sind; er ist ausgeblendet, wenn nichts fällig ist.
• Eine Stufe wird nicht angeboten, solange die Zahlungsfrist der letzten Mahnung noch läuft, auch wenn ihre Tage nach Fälligkeit erreicht sind. Die Zeile zeigt dann die Stufe und das Datum, nach dem sie ausgestellt werden kann.

Hinterlege eine woanders ausgestellte Rechnung, um sie hier anzumahnen – ohne sie in deine Rechnungsbücher aufzunehmen.

• Manche Rechnungen, die du verfolgen musst, lagen nie hier – du hast sie in sevdesk, lexware oder einer Tabelle ausgestellt. Mit ‚Externe Rechnung hinzufügen' in der Arbeitsliste mahnst du eine solche an, ohne sie in deine Rechnungen zu importieren.
• Der schnellste Weg: Exportiere die Rechnung aus sevdesk/lexware als E-Rechnung (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-/Factur-X-PDF) und importiere sie hier. Sie wird exakt aus den strukturierten Daten gelesen – Nummer, Kund*in, Adresse, Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum – ohne KI-Schlüssel und ohne OCR-Raten. Bei einem ZUGFeRD-PDF wird die eingebettete XML gelesen, nicht die gedruckte Seite.
• Bei einem reinen Scan oder einem PDF ohne E-Rechnung liest stattdessen die KI (dafür braucht sie deinen Schlüssel für die Belegerkennung aus den Einstellungen). In beiden Fällen kannst du jedes Feld vor dem Hinzufügen korrigieren, und das manuelle Formular funktioniert immer für sich allein.
• Eine externe Rechnung wird NUR zur Mahnungs-Arbeitsliste hinzugefügt – nie zu deiner Rechnungsliste, GuV oder Nummerierung. Deine maßgeblichen Bücher bleiben im anderen System; diese App verfolgt nur das Mahnwesen.
• Einmal hinzugefügt verhält sie sich wie jede überfällige Rechnung und zählt im Badge auf der Mahnwesen-Kachel der Buchhaltungs-Startseite und in der täglichen Fälligkeits-Benachrichtigung mit: gleiches Fälligkeits-Kennzeichen, dieselbe Stufenleiter, Mahngebühr, Verzugszinsen und Verzugspauschale, und du stellst jede Mahnung genauso aus. Ein Unterschied: Ihre E-Mail enthält nur das Mahnungs-PDF, weil die ursprüngliche Rechnung hier nicht vorliegt.
• Externe Rechnungen und ihre ausgestellten Mahnungen folgen dir auf deine anderen Geräte: Eine verschlüsselte Kopie liegt in deinem Konto, wird nach dem Start der App abgerufen und kurz nach jeder Änderung aktualisiert. Die Arbeitsliste musst du dafür nicht erst öffnen.

Sieh dir die Mahnung in der Vorschau an, passe ihre Texte an und bestätige dann in einem zweiten Schritt – per E-Mail oder ohne. Mehrere Rechnungen lassen sich auf einmal ausstellen. In der Rechnung selbst öffnet ‚Mahnung senden‘ dieselbe Vorschau, dieselben Texte und denselben zweiten Schritt, dazu Vorlagenauswahl, Empfängerliste und optional abweichenden Verzugsbeginn.

1. Klicke in einer fälligen Zeile auf ‚{stage} ausstellen‘. Es öffnet sich eine Vorschau mit dem Mahnungs-PDF genau so, wie es ausgestellt wird, der Empfänger*in, den Beträgen (Mahngebühr, Verzugszinsen, die Verzugspauschale falls zutreffend, die Gesamtforderung) sowie Betreff und Nachricht der E-Mail. Das Öffnen der Vorschau stellt nichts aus.
2. Wähle bei Bedarf die Sprache: ‚Sprache der Mahnung‘ stellt das Schreiben, die E-Mail-Texte und die angehängte Rechnungskopie auf Deutsch oder Englisch. Vorbelegt ist die Sprache der Kund*innen. Beim Wechsel werden deine Änderungen durch die Standardtexte dieser Sprache ersetzt; du kannst sie danach wieder bearbeiten.
3. Passe die Texte an, wenn du möchtest: Anrede, Einleitung, Zahlungsaufforderung und Grußformel des Schreibens sowie Betreff und Nachricht der E-Mail. Die PDF-Vorschau aktualisiert sich nach jeder Änderung; ‚Auf Standardtexte zurücksetzen‘ macht deine Änderungen rückgängig. Der Rechnungsbezug, die Beträge und der rechtliche Hinweis sind fest.
4. ‚PDF herunterladen‘ speichert die Mahnung so, wie sie angezeigt wird.
5. Wähle ‚Per E-Mail senden …‘ oder ‚Ohne E-Mail ausstellen …‘. Ein zweiter Schritt nennt Stufe, Rechnung und Empfänger*in; erst seine Schaltfläche stellt die Mahnung aus (dafür ist eine Internetverbindung nötig). ‚Zurück‘ führt zur Vorschau, deine Änderungen bleiben erhalten.
6. Per E-Mail: Das Mahnungs-PDF und eine Kopie der Rechnung gehen an die Kund*in (bei einer externen Rechnung nur das Mahnungs-PDF), und du erhältst eine Kopie dieser E-Mail als Bestätigung. Ohne E-Mail: Die Mahnung wird festgehalten und ihr PDF heruntergeladen, damit du sie selbst versenden kannst.
7. Die Zeile zeigt danach, was mit der Mahnung passiert ist: per E-Mail versendet mit Datum, E-Mail wartet auf den Versand, E-Mail fehlgeschlagen (mit Grund, ‚Erneut versuchen‘ und ‚E-Mail verwerfen‘), ohne E-Mail ausgestellt oder kein E-Mail-Versand vermerkt (zum Beispiel eine Mahnung, die vor dieser Version ausgestellt oder von einem anderen Gerät versendet wurde). Klicke auf diese Zeile, um die ausgestellte Mahnung erneut zu öffnen – lade sie herunter oder sende sie per E-Mail, falls sie noch nicht raus ist. Die Rechnung selbst zeigt dieselbe Zeile für jede Mahnung unter ‚Versendete Mahnungen‘, mit denselben Aktionen.
8. Für einen Stapel markiere mehrere fällige Zeilen und nutze ‚Auswahl ausstellen‘. Der Dialog listet jede ausgewählte Rechnung mit der Sprache, in der ihre Mahnung rausgeht – das ist die Sprache der Kund*innen; ‚Sprache der Mahnung‘ stellt dort stattdessen alle auf Deutsch oder Englisch. Ein Stapel hat keine Vorschau je Rechnung und nutzt die je Stufe gespeicherten Brieftexte; seine Zusammenfassung meldet, wie viele ausgestellt, übersprungen und fehlgeschlagen sind und was mit den E-Mails passiert ist.

Eine Leiter mit einer bis zehn Stufen (standardmäßig vier), konfiguriert unter Einstellungen → Buchhaltung → Mahnwesen.

• Standardmäßig gibt es vier Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung. Mit ‚Stufe hinzufügen‘ und ‚Letzte Stufe entfernen‘ unter Einstellungen → Buchhaltung → Mahnwesen legst du zwischen 1 und 10 Stufen fest. Die erste Stufe ist immer die Zahlungserinnerung; die letzte Stufe (ab der 2. Mahnung) ist als letzte Mahnung formuliert und kündigt gerichtliche Schritte an.
• Verschiebe eine Stufe nach oben oder unten oder entferne eine beliebige Stufe über die Schaltflächen in ihrer Zeile. Eine Stufe nimmt ihre Schwellen, ihre Gebühr, ihre Zahlungsfrist, ihre E-Mail- und Brieftexte und ihren Schalter für den automatischen Versand mit. Vor dem Entfernen wird nachgefragt; die Texte dieser Stufe werden gelöscht. Bereits ausgestellte Mahnungen bleiben, wie sie sind, und eine Rechnung macht mit der Stufe nach der höchsten weiter, die sie schon erhalten hat.
• Jede Stufe hat einen Stufennamen, eine Schwelle ‚Tage nach Fälligkeit', die steuert, ab wann sie verfügbar wird, eine Gebühr (Mahngebühr) und ein Kennzeichen ‚Optionale Stufe'.
• Eine umbenannte Stufe druckt ihren Namen als Überschrift der Mahnung, im PDF-Titel und als {stageName} in der E-Mail, in deutschen wie in englischen Schreiben. Eine Stufe mit ihrem Standardnamen druckt den üblichen Titel in der Sprache des Schreibens (‚2. Mahnung‘ / ‚Second Reminder‘). Der Name wird beim Ausstellen auf der Mahnung gespeichert; wer eine Stufe später umbenennt, ändert bereits verschickte Schreiben nicht.
• Standardwerte: Zahlungserinnerung bei 7 Tagen / 0 €, 1. Mahnung bei 14 Tagen / 2,50 €, 2. Mahnung bei 28 Tagen / 5 €, 3. Mahnung bei 42 Tagen / 10 €. Die Zahlungserinnerung ist standardmäßig optional.
• Die Schwelle einer Stufe sind Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung – die App ermittelt die nächste fällige Stufe aus der aktuellen Stufe der Rechnung und den Tagen, die sie überfällig ist.
• Eine Stufe als optional zu markieren erlaubt der App, sie zu überspringen: Sind ihre Schwelle und die der nächsten Stufe beide erreicht, springt die nächste fällige Stufe über die optionale hinweg.
• Zahlungsfrist (Tage): Jede Stufe hat ihre eigene Zahlungsfrist. Die Mahnung nennt das daraus berechnete Datum in der Zahlungsaufforderung und als ‚Zahlbar bis‘ im Briefkopf. 0 fordert zur sofortigen Zahlung auf.

Was die Beträge auf einer Mahnung sind und wie das deutsche Recht sie festlegt.

• Die Mahngebühr ist die Gebühr dieser Stufe, übernommen aus der konfigurierten Gebühr der Stufe. Bei Geschäftskund*innen wird die Pauschale von 40 € auf die Gebühren angerechnet: Eine Gebühr fällt nur an, soweit alle Gebühren zusammen 40 € übersteigen. Verbraucher*innen kannst du nur berechnen, was eine Mahnung dich tatsächlich kostet.
• Verzugszinsen sind gesetzliche Verzugszinsen nach § 288 BGB: offener Betrag × (Basiszinssatz + Aufschlag) ÷ 100 × (Tage ÷ 365). Der Aufschlag beträgt 5 Prozentpunkte bei Verbraucher*innen (§ 288 Abs. 1) und 9 bei Unternehmen (§ 288 Abs. 2).
• Der Verzug beginnt mit der ersten Mahnung nach dem Fälligkeitsdatum oder 30 Tage nach dem Versand der Rechnung, je nachdem, was früher eintritt (§ 286 BGB). Bei Verbraucher*innen gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hingewiesen hat; Rechnungen an Verbraucher*innen enthalten diesen Hinweis jetzt unter dem Schlusstext, früher ausgestellte Rechnungen nicht. Die Zinsen laufen ab diesem Tag bis zu dem Tag, an dem du ausstellst.
• Ein Fälligkeitsdatum, das du selbst auf die Rechnung gesetzt hast, löst keinen Verzug aus. War der Zahlungstermin vereinbart (im Vertrag oder in einem angenommenen Angebot), kreuze im Mahndialog ‚Der Zahlungstermin war mit der Kundschaft vereinbart' an: Der Verzug wird dann ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum gerechnet, und dieses Datum bleibt an der Rechnung gespeichert.
• Die Mahnung, die den Verzug auslöst, enthält keine Gebühr, keine 40 € und keine Zinsen. Der Dialog weist darauf hin.
• Die Verzugspauschale ist die Pauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB, einmal je Rechnung bei der ersten Mahnung (ab Stufe 1) an Geschäftskund*innen hinzugefügt, die bereits im Verzug sind, solange sie aktiviert und noch nicht geltend gemacht ist.
• Die Zahlungserinnerung (Stufe 0) ist eine freundliche Erinnerung: keine Gebühr, keine Zinsen und kein Basiszinssatz nötig.
• Zahlungs-QR-Code: Ist der EPC-QR-Code unter Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungseinstellungen eingeschaltet und im Profil eine IBAN hinterlegt, druckt die Mahnung einen Girocode neben den Beträgen. Eine Banking-App übernimmt dein Konto, den neuen Gesamtbetrag und die Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Eine zurückgenommene Mahnung und eine Rechnung in einer anderen Währung als EUR bekommen keinen Code.

Der Basiszinssatz, der die Verzugszinsen bestimmt, mit datiertem Verlauf.

1. Öffne Einstellungen → Buchhaltung → Mahnwesen und finde ‚Basiszinssatz'.
2. Die von der Deutschen Bundesbank veröffentlichten Sätze sind voreingestellt: der aktuelle Satz und der Verlauf der bisherigen Änderungen. Sie werden mit der App aktualisiert, du musst nichts eintragen. Die Bundesbank passt den Satz jeweils zum 1. Januar und 1. Juli an (§ 247 BGB).
3. Für eigene Sätze änderst du den aktuellen Satz (%) und das Datum ‚Gültig ab' oder fügst unter ‚Zinsverlauf' einen Eintrag hinzu oder entfernst einen. Ab dann rechnet die App mit deinen Sätzen und folgt den veröffentlichten nicht mehr.
4. ‚Veröffentlichte Sätze verwenden' stellt wieder auf die Sätze der Bundesbank um und verwirft deine eigenen.

E-Mail-Text je Stufe und der Schalter für die B2B-Verzugspauschale.

• Jede Stufe hat eine eigene E-Mail-Vorlage – Betreff und Text auf Deutsch und Englisch – bearbeitet über ‚E-Mail- und Brieftexte hinzufügen/bearbeiten' an der Stufe.
• Jede Stufe hat außerdem eigene Brieftexte: Anrede, Einleitung, Zahlungsaufforderung und Grußformel, auf Deutsch und Englisch. Sie stehen im selben Dialog unter „Brief (PDF)“. Ein leeres Feld behält den grau angezeigten Standardtext.
• In der Vorschau einer Mahnung übernimmt „Brieftexte als Standard für diese Stufe speichern“ die angezeigten Texte als Standard dieser Stufe für die angezeigte Sprache. Die Frist, die Rechnungsnummer und der Kundenname werden als Platzhalter {deadline}, {invoiceNumber} und {customerName} gespeichert und passen so zur nächsten Mahnung; {payByDate} und {paymentDays} gibt es ebenfalls.
• Jede neue Mahnung der Stufe beginnt mit den gespeicherten Texten, auch im Sammelversand und im automatischen Versand. Eine Änderung in der Vorschau gilt nur für diese eine Mahnung. Die Texte werden beim Ausstellen auf der Mahnung gespeichert: Eine spätere Änderung der Vorlage ändert sie nicht.
• Vorlagen unterstützen Platzhalter, die du per Klick einfügst: {invoiceNumber}, {customerName}, {stageName} und {mahnungNumber}. Auch {senderName} wird ersetzt, wenn du es in Betreff oder Nachricht der E-Mail tippst. Der eingebaute E-Mail-Text endet mit deinem Absendernamen aus Einstellungen → Buchhaltung → E-Mail-Standards, sonst mit dem Firmennamen, sonst mit dem Namen deines Kontos; ein selbst gespeicherter Text geht so raus, wie er dasteht. {mahnungNumber} ist die eigene Nummer der Mahnung: die Rechnungsnummer plus -M1, -M2, … in der Reihenfolge, in der die Mahnungen dieser Rechnung ausgestellt wurden. Sie steht auch auf dem Schreiben (‚Mahnungs-Nr.‘) und im Namen der PDF-Datei; eine zurückgenommene Mahnung behält ihre Nummer.
• Die E-Mail-Sprache richtet sich nach der Sprache der Kund*in (Englisch, wenn auf Englisch gesetzt, sonst Deutsch).
• Der Schalter ‚Verzugspauschale (40 €)' bezieht die Pauschale von 40 € nach § 288 bei B2B-Mahnungen automatisch ein. Schalte ihn für Kulanz bei Kleinbeträgen aus; der Ausstellungsdialog hat keinen eigenen Schalter dafür je Mahnung.