Hilfe & Dokumentation

Wähle den Eingabemodus, der dazu passt, wie dir die Ausgabe vorliegt. Alle erzeugen anschließend denselben Ausgaben-Datensatz.

• Manuell – Details eintippen, wenn du sie bereits kennst.
• Beleg scannen – einen Beleg fotografieren; die Texterkennung liest Anbieter, Belegnummer, Betrag, Währung, Steuersatz und Datum.
• Beleg hochladen – ein PDF oder Bild hochladen; gleiche Texterkennung, gut für Desktop und Stapel.
• Reise (Spesen) – ein Assistent, der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für eine Reise berechnet.

Das manuelle Formular ist der schnellste Weg, wenn dir die Zahlen schon vorliegen.

1. Klicke in der Spesenliste auf ‚Manuell eingeben'.
2. Gib Datum, Anbieter, Betrag und Währung ein.
3. Gib den Steuersatz als Zahl ein (üblich 0 %, 7 % oder 19 %) – die Aufteilung in Netto und USt. wird für dich berechnet.
4. Wähle eine Kategorie und füge eine Beschreibung hinzu.
5. Verknüpfe optional ein Projekt, hänge über ‚Foto oder PDF anhängen' den Beleg an (JPG, PNG, HEIC, WebP oder PDF, bis 25 MB – ohne automatisches Auslesen) und speichere.

Das Betragsfeld hat einen Brutto-/Netto-Umschalter. Egal welche Seite du tippst — die andere und die Umsatzsteuer stehen live darunter, bevor du speicherst.

1. Auf „Netto“ umschalten, wenn deine Belege Nettopreise ausweisen. Der Bruttobetrag wird aus Netto und Steuersatz berechnet.
2. Änderst du im Netto-Modus den Steuersatz, bleibt dein Netto stehen und das Brutto zieht nach — 100 netto mit 19 % werden 107 mit 7 %.
3. Die Auswahl wird auf diesem Gerät gemerkt, damit ein Netto-Workflow Netto bleibt.

Lass die App einen Beleg für dich lesen. Scannen nutzt die Gerätekamera; Hochladen nimmt ein PDF oder Bild. Beide führen eine Texterkennung aus, um die Felder vorauszufüllen.

1. Wähle ‚Beleg scannen' (Kamera) oder ‚Datei hochladen'.
2. Scannen: Tippe auf ‚Aufnehmen'. Im Browser öffnet sich die Live-Vorschau, und ‚Blitz einschalten' beleuchtet den Beleg, wo die Kamera ein Licht hat; in der iOS- und Android-App öffnet ‚Aufnehmen' die Kamera des Telefons. Die App erkennt die Kanten des Belegs und schneidet ihn gerade zu.
3. Anbieter, Belegnummer, Betrag, Währung, Steuersatz und Datum erscheinen mit einer Konfidenz-Anzeige.
4. Prüfe jedes Feld – übernehmen, bearbeiten oder selbst eintippen.
5. Ergänze die Kategorie und speichere.

Jede Ausgabe, die du scannst, hochlädst, ablegst oder teilst, behält ihr Dokument. Öffne die Ausgabe, und der Beleg füllt die linke Spalte, die Buchungsdaten stehen rechts daneben — Buchung und Beleg lassen sich zusammen lesen.

1. Öffne eine beliebige Ausgabe aus der Ausgabenliste.
2. Die Aktionsleiste oben enthält Status, „Löschen“, die Statuswechsel und „Änderungen speichern“. Darunter füllt die Beleg-Karte die linke Spalte und die Buchungsdaten die rechte; jede Spalte scrollt für sich. Auf Handy und Tablet steht der Beleg zuerst. Bilder werden inline angezeigt. PDFs öffnen im Desktop-Browser in einem eingebetteten Viewer; auf Handy, Tablet und in der App wird jede Seite in voller Breite dargestellt und die Seiten stehen untereinander, sodass nichts seitlich scrollt.
3. Klicke auf das Bild (oder die Zoom-Schaltfläche), um es in voller Größe zu sehen.
4. Wenn zur Ausgabe ein separates Original gespeichert ist, erscheint darunter „Original herunterladen“.
5. Bei einer Ausgabe im Entwurf tauschst du mit „Beleg ersetzen“ einen besseren Scan oder die richtige Datei ein, oder hängst mit „Beleg anhängen“ einen an, wenn noch keiner da ist — JPG, PNG, HEIC, WebP oder PDF bis 25 MB.
6. „Beleg entfernen“ (nach einer Rückfrage) nimmt das Dokument von einem Entwurf, zu dem es nicht gehört. Die Buchung bleibt; die Datei selbst bleibt in deinem privaten Speicher.

Korrigierst du einen falsch erkannten Lieferanten, wird der nächste Beleg desselben Anbieters richtig gelesen — ohne Einrichtung, ohne Extraschritt.

1. Beleg wie gewohnt scannen oder hochladen und das Lieferantenfeld korrigieren, wenn es falsch ist.
2. Speichern. Genau diese Korrektur — zusammen mit dem Belegtext — ist das, woraus die Erkennung lernt.
3. Der nächste Beleg desselben Anbieters trägt den Lieferanten in deiner Schreibweise ein.

Für mehrtägige Reisen berechnet der Reise-Assistent deutsche Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen nach den offiziellen BMF-Tagessätzen, inklusive Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten. Die Übernachtungspauschale wird nur für die Erstattung durch Auftraggeber*in oder Produktion ausgewiesen: Sie fließt nicht in den als eigene Ausgabe gebuchten Betrag ein, weil Selbstständige nur tatsächliche Übernachtungskosten abziehen dürfen. Wähle „Tatsächliche Übernachtungskosten“, um zu buchen, was du gezahlt hast.

• Volle Reisetage erhalten den vollen Tagessatz; An- und Abreisetage den reduzierten Satz.
• Eine Eintagesreise berechtigt nur zu einer Pauschale, wenn du mehr als 8 Stunden unterwegs warst.
• Gestellte Mahlzeiten kürzen die Tagespauschale (Frühstück wenig, Mittag- und Abendessen mehr).
• Deutschland und alle Länder der BMF-Tabelle sind abgedeckt (mehr als 160), mit höheren Sätzen für bestimmte Städte.
• Beim Öffnen einer gespeicherten Reise wird der Rechner erneut über die gespeicherten Eingaben laufen gelassen und angezeigt, ob die gespeicherte Summe noch stimmt.
• Eine finalisierte Ausgabe ist gesperrt: setze sie auf Entwurf zurück, bevor du die Reise bearbeitest.

1. Klicke auf ‚Reisekosten berechnen' und gib Beginn und Ende der Reise ein.
2. Füge jede Etappe mit Land (und Stadt, wo ein Sondersatz gilt) sowie An- und Abreisezeiten hinzu. Die Länderliste ist die BMF-Tabelle des Reisejahres: Eine Reise in 2025 bietet also auch die Länder an, die nur in der Tabelle dieses Jahres stehen. Für ein Land, das die Tabelle nicht nennt, wählst du den letzten Eintrag „Anderes Land (Satz Luxemburg)“: Das BMF setzt für eine solche Reise die Beträge für Luxemburg im Reisejahr an.
3. Hake an, welche Mahlzeiten an jedem Tag gestellt wurden – sie kürzen die Tagespauschale.
4. Wähle die Behandlung der Übernachtung: ein Pauschalsatz je Nacht, deine tatsächlichen Kosten oder keine.
5. Prüfe die Tagesaufstellung und Summen und speichere als Ausgabe.
6. Öffne die gespeicherte Ausgabe jederzeit erneut: Zeitraum, Etappen, gestellte Mahlzeiten, Übernachtung und die vollständige Tagesaufstellung hinter der Summe.
7. Um eine gespeicherte Reise zu ändern, öffne die Ausgabe und wähle „Reise bearbeiten" — der Assistent öffnet sich mit allen Angaben und die Pauschale wird beim Speichern neu berechnet.

Jede Ausgabe wird mit einer Kategorie versehen. Kategorien bilden auf die deutschen Steuerformulare ab – die Anlage EÜR und die Umsatzsteuervoranmeldung – und tragen, wie viel der Kosten abzugsfähig ist.

• Ein Satz deutscher Standardkategorien (auf SKR04-Basis) ist sofort nutzbar; eigene lassen sich ergänzen.
• Die meisten Kategorien sind voll abzugsfähig; einige, etwa Bewirtung, sind gesetzlich auf 70 % begrenzt.
• Die Kategorie entscheidet auch, wie die Vorsteuer gemeldet wird.
• Verwalte Kategorien unter Einstellungen → Buchhaltung → Kategorien.

Gib den Bruttobetrag ein, und die App leitet Netto und USt. ab. Ausgaben in Fremdwährung werden für deine Buchhaltung in Euro umgerechnet.

• Netto ist das herausgerechnete Brutto nach Steuersatz; die Differenz ist die abziehbare Vorsteuer.
• Bei einem Beleg in Nicht-Euro gibst du den Wechselkurs des Tages ein, um die Euro-Werte zu erhalten. Mit dem Umschalter neben dem Feld tippst du ihn in beide Richtungen ein — „1 CHF = ? EUR“ oder „1 EUR = ? CHF“, je nachdem, was deine Bank anzeigt; die Zeile darunter zeigt den Kurs in die Gegenrichtung und den Belegbetrag in Euro.
• Hat deine Bank für den Umtausch eine Gebühr berechnet, trägst du sie unter dem Kurs in ‚Wechselgebühr der Bank (EUR)‘ in Euro ein. Das Feld ist freiwillig. Die Gebühr wird zum Euro-Betrag der Ausgabe addiert, enthält keine Umsatzsteuer und steht in der Zeile unter dem Kurs: umgerechneter Betrag + Gebühr = Summe. Das Feld erscheint, sobald die Währung nicht EUR ist.
• Nur der Nettobetrag zählt als Betriebsausgabe; die USt. wird separat über die UStVA geltend gemacht.
• Kategorien mit reduzierter Abzugsfähigkeit kürzen den Nettobetrag entsprechend.

Jede Ausgabe kann benennen, wozu sie gehört. Alle vier Verknüpfungen stehen zusammen im Erfassungsformular und auf der Ausgaben-Detailseite — und keine davon sperrt, wenn die Ausgabe endgültig ist.

1. Projekt — der Dreh, zu dem die Kosten gehören. Wählst du eins, das bereits eine Produktionsfirma nennt, wird sie übernommen (eine eigene Auswahl wird nie überschrieben).
2. Produktionsfirma — ein Kontakt vom Typ „Produktionsfirma“. Das ist, wem die Kosten berechnet werden — nicht der Lieferant, den du bezahlt hast.
3. Timesheet-Tag — der Tag in der Zeiterfassung, zu dem die Kosten gehören. Bisher nur vom Tages-Panel aus setzbar, jetzt von beiden Seiten.
4. Rechnung — die Rechnung, auf der die Kosten gelandet sind. Bisher konnte das nur der „Ausgaben hinzufügen“-Dialog der Rechnung.

Setze „An Auftraggeber*in weiterberechnen“ bei jeder Ausgabe, die du selbst bezahlt hast und mit der nächsten Rechnung weitergibst — Parkgebühren am Set, ein Kurier, eine Drehgenehmigung. Zusammen mit der Kategorie „Weiterberechnete Kosten“ bleibt fremder Aufwand aus deinen eigenen Zahlen heraus.

1. Häkchen setzen. Die Ausgabe bleibt eine voll abziehbare Betriebsausgabe mit vollem Vorsteuerabzug — dass du sie weiterberechnest, ändert daran nichts.
2. Wähle die Kategorie „Weiterberechnete Kosten (an Auftraggeber*in)“, damit ein Parkticket vom Dreh nicht in deinen eigenen Kfz- oder Reisekosten landet. Es ist nicht dein Auto.
3. Sie zeigt „Noch nicht berechnet“, bis du die Rechnung verknüpfst, auf der sie gelandet ist — danach „Weiterberechnet“.
4. In der Ausgabenliste blendet „Weiterzuberechnen (noch nicht in Rechnung)“ alles ein, was noch offen ist.

Wird eine Ausgabe an die Kundschaft weitergegeben, füge sie als Position auf deren Rechnung hinzu.

1. Wähle bei der Ausgabe ‚Mit Rechnung verknüpfen' und die Zielrechnung – oder füge im Rechnungseditor eine Position ‚aus Ausgabe' hinzu.
2. Der Nettobetrag der Ausgabe wird zur Rechnungsposition.
3. Die Betragsfelder der Ausgabe werden beim Finalisieren gesperrt (jeder Status außer Entwurf), nicht durch die Verknüpfung – ein verknüpfter Entwurf bleibt bearbeitbar.

Migriere viele Ausgabendokumente auf einmal aus einem anderen Tool (z. B. sevdesk/lexware). Öffne die Ausgabenliste und wähle „Massenimport“.

• Ziehe eine beliebige Mischung aus E-Rechnung (XML), PDFs und Bildern hinein — pro Dokument entsteht ein Ausgaben-Entwurf.
• E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD, auch Hybrid-PDFs) werden direkt mit ihren Positionen gelesen; einfache PDFs und Bilder werden per OCR erfasst und von der KI ausgewertet (benötigt deinen eigenen KI-Schlüssel + aktivierte Belegerkennung in den Einstellungen).
• Der Prüfschritt ordnet die Positionen jedes Dokuments automatisch deinem eigenen Equipment zu und verknüpft die Ausgabe damit — pro Dokument vor dem Import bestätigen oder ändern.
• Importierte Ausgaben sind normale bearbeitbare Entwürfe; doppelte E-Rechnungen werden übersprungen, unlesbare Dateien werden aufgelistet.

Wenn du den MCP-Server mit einem KI-Client nutzt, hänge einen Beleg oder eine Eingangsrechnung in diesem Chat an und bitte darum, sie in die Buchhaltung zu übernehmen. Deine KI-Assistenz liest das Dokument selbst — es braucht keinen KI-Schlüssel und kein Modell auf dem Gerät.

• Über dieser Liste erscheint ein Hinweis „wartet auf Prüfung“ — mit „Prüfen“ öffnest du denselben Prüfschritt wie bei einer hineingezogenen Datei.
• Nichts wird gespeichert, bevor du es übernimmst: Konfidenz-Badges, Equipment-Zuordnung und Dublettenerkennung funktionieren genau wie bei eigenen Dateien.
• Deine KI-Assistenz sieht das Original-PDF oder -Foto statt einer Texterkennung — blasse Thermobelege kommen dadurch meist besser durch als über die App-Erkennung.
• Positionen werden mit übernommen, wenn das Dokument sie enthält, sodass die Equipment-Zuordnung weiter läuft.
• Es können höchstens 200 Importe warten; nach 7 Tagen ohne Prüfung verfallen sie.
• Für Konten mit Mehrfirmen-Buchhaltung derzeit nicht verfügbar.

Exportiere die Liste für deine Unterlagen oder deine Steuerberatung.

• CSV – eine Zeile je Ausgabe mit Datum, Anbieter, Kategorie, Projekt, Beträgen, Steuersatz und Status.
• PDF – eine saubere Tabelle mit Summen, die einen gesetzten Filter berücksichtigt.
• Dateien sind mit dem Datum versehen, damit Perioden klar bleiben.