Hilfe & Dokumentation

Jede Rechnung durchläuft klare Zustände. Entwürfe sind frei bearbeitbar; nach dem Finalisieren ist das Dokument aus Compliance-Gründen gesperrt.

• Entwurf – bearbeitbar, noch ohne Nummer, das PDF trägt ein Wasserzeichen ‚ENTWURF'.
• Finalisiert – eine lückenlose Nummer wird vergeben und der Inhalt gesperrt.
• Versendet – mit ‚Per E-Mail senden‘ aus der App an die Kundschaft verschickt, oder anders übergeben und mit ‚Als versendet markieren …‘ gekennzeichnet: eine Schaltfläche neben ‚Noch nicht per E-Mail versendet‘ in der Rechnung, auch im ⋯-Menü der Rechnung in der Liste. Sie fragt nach dem Tag der Übergabe und verschickt nichts; Rechnung und Liste zeigen danach ‚Übergeben am <Datum> (nicht per E-Mail)‘.
• Bezahlt / teilweise bezahlt – ‚Als bezahlt markieren‘ begleicht die ganze Rechnung oder erfasst eine Teilzahlung, wenn du bei einer Rechnung mit Mahnung ‚Teilzahlung‘ wählst; eine verknüpfte Banktransaktion setzt bezahlt oder, für einen Teilbetrag, teilweise bezahlt.
• Überfällig – setzt die App, sobald das Fälligkeitsdatum einer finalisierten oder versendeten Rechnung überschritten ist. Geprüft wird beim Öffnen der App, höchstens alle vier Stunden.
• Storniert – der Zustand einer finalisierten Rechnung nach einer Stornorechnung.
• Grenzen: höchstens 10 CC- und BCC-Adressen pro E-Mail, 10 E-Mails pro Stunde an eine Adresse und 60 Rechnungen, Mahnungen und Angebote pro Stunde je Konto. Ein Versand über der Grenze wird abgelehnt; versuche es später erneut.

Beginne eine Rechnung leer oder befülle sie aus einem Projekt, einem angenommenen Angebot, einer Anmietung oder einer Zeiterfassung, sodass die Positionen vorausgefüllt sind. Seit v0.711.0 haben der Dokumentrabatt und jeder Positionsrabatt einen Helfer 'Rabatt auf Zielsumme': Du gibst die gewünschte Endsumme ein, der Prozentsatz wird berechnet — und die tatsächlich erreichte Summe vorab angezeigt, damit du siehst, ob zwei Nachkommastellen genau auf deine Zahl treffen. Es wird immer ein Prozentsatz geschrieben; beim Übernehmen wechselt die Rabattart deshalb auf %.

1. Gehe zu Buchhaltung → Rechnungen und klicke auf ‚Neue Rechnung' – oder auf ‚Aus Angebot / Projekt / Untervermietung / Stundenzettel', um Positionen aus einer Quelle zu übernehmen (angeboten werden nur angenommene Angebote).
2. Wähle die Kundschaft aus deinen Kontakten oder gib eine einmalige Adresse direkt ein.
3. Füge Positionen hinzu mit ‚Position hinzufügen‘ (freie Position), ‚Produkt hinzufügen‘ (aus deinem Produktkatalog), ‚Zeiterfassung hinzufügen‘ (erfasste Stunden als Arbeitsleistung) oder ‚Auslage hinzufügen‘ (eine von dir bezahlte Ausgabe; sie wird danach mit dieser Rechnung verknüpft).
4. Gliedere eine lange Rechnung mit Gruppen: ‚Gruppenüberschrift hinzufügen‘ beginnt eine Gruppe, und jede Position darunter gehört bis zur nächsten Überschrift dazu. Die Überschrift zeigt die Gruppensumme. Sobald es eine Überschrift gibt, hat jede Position die Auswahl ‚Gruppe‘: ‚Keine Gruppe‘ löst sie aus ihrer Gruppe, eine Gruppe verschiebt sie ans Ende dieser Gruppe. Nach oben und Nach unten an einer Überschrift verschiebt die ganze Gruppe; wird eine Überschrift entfernt, bleiben ihre Positionen.
5. Um eine Gruppe als eine einzige Position zu drucken, setze an ihrer Überschrift den Haken ‚Im Dokument als eine Position zeigen (Positionen ausblenden)‘. PDF und E-Rechnung zeigen dann den Titel der Überschrift, ihre Beschreibung und die Gruppensumme; die Positionen bleiben im Editor, sind mit ‚Im Dokument nicht einzeln‘ markiert und zählen weiter zu den Summen. Eine Gruppe mit zwei Umsatzsteuersätzen druckt je Satz eine Position.
6. ‚Textzeile hinzufügen‘ fügt eine Zeile Text ohne Preis ein, ‚Zwischensumme hinzufügen‘ eine Zeile mit der Summe ihrer Gruppe (über der ersten Überschrift: die Summe bis dahin). Überschriften, Textzeilen und Zwischensummen werden nie berechnet und stehen nicht in der E-Rechnung.
7. Setze Menge, Netto-Einzelpreis und Steuersatz je Position; ergänze bei Bedarf einen Positions- oder Gesamtrabatt.
8. Wähle das Zahlungsziel (Netto 7 / 14 / 30 / 60, sofort fällig oder individuell) – das Fälligkeitsdatum wird berechnet.
9. Setze optional ein Leistungsdatum und einen Skonto-Abzug bei früher Zahlung.
10. Der Entwurf speichert sich während der Eingabe selbst; ‚Entwurf speichern‘ speichert sofort und führt zurück zur Liste (siehe ‚Einen Entwurf speichern‘).

Der Editor behält jede Änderung von selbst: eine halbe Sekunde nachdem du aufgehört hast zu tippen, wird der Entwurf auf diesem Gerät gespeichert und kurz danach in die Cloud übertragen. ‚Entwurf speichern‘ macht das sofort und bringt dich zurück zur Rechnungsliste. Die Statuszeile unter dem Titel sagt immer, was passiert ist.

• ‚Entwurf speichern‘ gibt es nur bei Entwürfen. Eine finalisierte Rechnung kann sich nicht mehr ändern und hat daher keinen Speichern-Knopf.
• Eine unberührte neue Rechnung wird verworfen: Legst du eine an und verlässt sie, ohne etwas zu ändern und ohne zu speichern, wird der leere Entwurf gelöscht, und eine Meldung sagt es dir. Bis dahin steht in der Statuszeile ‚Neuer Entwurf — noch nicht gespeichert‘.
• Eine Änderung, die du kurz vor dem Verlassen des Editors getippt hast (Brotkrumen-Navigation, Zurück-Taste), wird trotzdem gespeichert.
• Ein gelöschter Entwurf wird auch in der Cloud gelöscht und taucht nach dem Neuladen oder auf deinen anderen Geräten nicht wieder auf.

1. Klicke in der Aktionsleiste oben im Editor (sie bleibt beim Scrollen stehen) auf ‚Entwurf speichern‘: Der Entwurf wird auf diesem Gerät gespeichert, der Upload in die Cloud startet sofort, und du kehrst zu den Rechnungen zurück.
2. Zum Speichern ohne den Editor zu verlassen drückst du Cmd+S (Mac) oder Strg+S (Windows, Linux). Der ‚Seite speichern‘-Dialog des Browsers öffnet sich nicht.
3. Lies die Statuszeile unter dem Titel: ‚Speichern…‘, ‚Gespeichert um 14:32‘, ‚Auf diesem Gerät gespeichert — wird synchronisiert, sobald du wieder online bist‘ oder ‚Nicht gespeichert: …‘ mit dem Grund.
4. Der Pfeil (←) links neben dem Titel bringt dich zu den Rechnungen; deine Änderungen sind bereits gespeichert.

Verknüpfe eine bestehende Rechnung mit dem Projekt oder der Untervermietung, die sie abrechnet – dann erscheint sie dort unter „Verknüpfte Rechnungen“.

• Rechnungen in der Liste auswählen und „Neu verknüpfen“ wählen – oder „Neu verknüpfen“ im Menü einer einzelnen Zeile.
• Projekt oder Untervermietung wählen, suchen, Ziel auswählen und bestätigen.
• Die Verknüpfungen sind unabhängig: Eine Untervermietung zu verknüpfen lässt die Projektverknüpfung bestehen und umgekehrt.
• Stornierte Rechnungen werden übersprungen.
• Unter den Notizen zeigt „Verknüpfte Dokumente“ ein Feld für jedes zugehörige Dokument: das Ausgangsangebot, Projekt, Untervermietung und Zeiterfassung, die Rechnung, zu der eine Korrektur oder ein Storno gehört (und zurück), und den Rest einer Abschlagskette. Ein gelöschtes bleibt ausgegraut als „nicht verfügbar“ stehen.

Die gewählte Steuerart steuert das gesamte Dokument. Der Wechsel zu einer befreiten Steuerart setzt die USt. auf null und fügt den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis automatisch ein.

• Standard – normale Rechnung; es gelten die Sätze je Position (meist 19 % oder 7 %).
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – keine USt.; der gesetzliche Befreiungshinweis wird für dich ergänzt.
• Reverse Charge (§ 13b UStG) – innergemeinschaftlich B2B; die USt. ist null, die empfangende Seite führt sie ab. Eine Lieferung in ein anderes EU-Land trägt stattdessen den Hinweis ‚Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung'; bei deutschen Kund*innen steht der Hinweis nach § 13b.
• Außerhalb der EU – keine deutsche USt. für Kundschaft außerhalb der EU. Eine sonstige Leistung trägt den Hinweis ‚Nicht im Inland steuerbare Leistung (§ 3a Abs. 2 UStG)', eine Lieferung den Hinweis zur Ausfuhrlieferung (§ 4 Nr. 1a UStG).
• Art der Leistung – bei einer Reverse-Charge- oder Drittlandsrechnung wählst du sonstige Leistung (Standard) oder Lieferung. Davon hängt das Feld der Umsatzsteuer-Voranmeldung ab: sonstige Leistung in die EU Kz 21, Lieferung in die EU Kz 41, sonstige Leistung ins Drittland Kz 45, Lieferung ins Drittland Kz 43; eine Reverse-Charge-Rechnung an eine deutsche USt-IdNr. landet in Kz 60.
• Die USt. wird je Steuersatzgruppe berechnet, sodass ein Mix aus 19 %- und 7 %-Positionen korrekt summiert wird.

Das deutsche Recht (§ 14 UStG) verlangt lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern. Der Zähler liegt auf dem Server und erhöht sich nur beim Finalisieren.

• Lege unter Einstellungen → Buchhaltung → Nummerierung ein optionales Präfix fest; die Vorschau zeigt die nächste Nummer (z. B. INV-2026-0001).
• Jahr und Zähler werden für dich verwaltet und beginnen jedes Kalenderjahr wieder bei 0001.
• Nummern werden atomar vergeben und bleiben so auch über mehrere Geräte hinweg lückenlos.
• Bei aktiviertem Mehrfirmen-Betrieb hat jede Firma ihren eigenen Zähler.

Eine Rechnung druckt eine richtige Einleitung unter der Anrede und einen Schlusssatz über der Grußformel — ohne dass du eins von beidem schreiben musst. Beide Felder zeigen den Text, der tatsächlich gedruckt wird, dazu ein Kennzeichen, woher er stammt.

• Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen bekommen einen eigenen Wortlaut — „vielen Dank für deinen Auftrag“ passt auf eine Stornierung nicht.
• Das Dokument folgt der Sprache der KUNDSCHAFT, nicht der Sprache, in der du die App bedienst.
• Platzhalter wie {invoiceNumber}, {customerName} und {dueDate} werden beim Erzeugen des PDFs aufgelöst.
• Auch der Fälligkeitssatz, die Zahlungsbedingungen und die Unterschriftszeile der Vorlage werden gedruckt: Der Satz ersetzt die Standardzeile „Zahlbar bis zum …“ und die Überweisungsbitte darunter, die Zahlungsbedingungen folgen darunter, und die Unterschriftszeile steht unter der Grußformel anstelle des Absendernamens. Ein leerer Baustein druckt nichts; dein eigener Zahlungssatz unter Einstellungen → Rechnungsvorlage hat weiter Vorrang. Eine Rechnung mit gespeichertem PDF-Layout endet mit denselben Zahlungszeilen und der Unterschriftszeile.

1. Öffne eine Rechnung und scrolle zu „Anschreiben & Schlusssatz“.
2. Wähle eine Textvorlage oder lass „Standardtext verwenden“ stehen — dann gilt die als Standard markierte Vorlage.
3. Schreib in ein Feld, um es nur für diese Rechnung anzupassen — das Kennzeichen wechselt auf „Angepasst“.
4. Mit „Auf Vorlage zurücksetzen“ folgt das Feld wieder der Vorlage.

Das Finalisieren vergibt die Nummer, sperrt den Inhalt und erzeugt das A4-PDF mit deinem Firmen-Branding. Das PDF bettet zusätzlich maschinenlesbare ZUGFeRD-/Factur-X-Daten ein, sodass die Buchhaltungssoftware der Kundschaft es automatisch importieren kann.

1. Öffne den Entwurf und klicke auf ‚Finalisieren'.
2. Setze im Dialog das Häkchen zur Bestätigung. Die Rechnungsnummer wird vergeben (dafür ist eine Internetverbindung nötig) und der Inhalt gesperrt.
3. Lade das PDF aus dem Editor oder über das Menü der Listenzeile herunter – jederzeit erneut; es wird jedes Mal aus demselben eingefrorenen Inhalt erzeugt.
4. Das eingebettete E-Rechnungs-XML steckt im PDF; die meisten Buchhaltungstools lesen es ohne separate Datei.

Versende eine finalisierte Rechnung direkt aus der App. Betreff und Text beginnen mit deinen E-Mail-Vorgaben (Einstellungen → Buchhaltung → E-Mail-Vorgaben), die Werte der Rechnung sind schon eingesetzt; ohne gespeicherte Vorgaben beginnt der Betreff mit ‚Rechnung <Nummer>‘ (bei einer englischen Rechnung ‚Invoice <Nummer>‘) und der Text ist leer. Das PDF wird automatisch angehängt.

1. Klicke im Editor auf ‚Per E-Mail senden'. Das Menü der Listenzeile hat denselben Eintrag: Es öffnet die Rechnung mit dem bereits geöffneten Versand-Dialog.
2. Prüfe Empfänger*in (aus der Kundschaft vorausgefüllt), Betreff und Text; ergänze bei Bedarf CC/BCC.
3. Lass ‚Rechnungs-PDF anhängen' angehakt, um das PDF zu senden, das ‚PDF herunterladen' liefert – mit dem ZUGFeRD-XML darin. Hake ‚ZUGFeRD-XML als separate Datei anhängen' an, wenn die Software der Kundschaft das XML einzeln braucht; es kommt als factur-x.xml an.
4. Der Dialog zeigt das PDF genau so, wie es angehängt wird, darüber seinen Dateinamen. Klicke auf ‚Weiter …': Ein zweiter Schritt nennt Rechnungsnummer, Empfänger*innen, Anhang und Betreff. Erst seine Schaltfläche ‚Senden' versendet; ‚Zurück' führt zu den Texten, deine Änderungen bleiben erhalten.
5. Nach dem Versand wechselt der Status auf ‚versendet' und der Versand wird in der Historie der Rechnung festgehalten.

Markiere Rechnungen als bezahlt, wenn Geld eingeht – oder lass das Banking-Modul es übernehmen, sobald eine Transaktion zugeordnet ist.

• ‚Als bezahlt markieren‘ (Menü der Listenzeile oder für eine Auswahl) begleicht die ganze Rechnung, mit Zahldatum, Zahlungsart und Verwendungszweck; eine Barzahlung kann in eine Kasse gebucht werden. Bei einer Rechnung mit Mahnung fragt ‚Teilzahlung‘ nach dem gezahlten Betrag, und die Rechnung bleibt teilweise bezahlt, bis der Rest eingeht.
• Das Verknüpfen einer Banktransaktion mit einer Rechnung setzt den bezahlten Betrag und Status automatisch: teilweise bezahlt für einen Teilbetrag, bezahlt für den Rest. Hebst du die Verknüpfung auf, kehrt die Rechnung zu ihrem vorherigen Status zurück, und eine Rücklastschrift wird der ursprünglichen Zahlung zugeordnet, sodass die Rechnung wieder offen ist.
• Nach dem Fälligkeitsdatum zeigt eine offene Rechnung ihr Fälligkeitsdatum rot und erscheint in der Mahnliste; ihr Status wechselt auf ‚überfällig', sobald die App das nächste Mal prüft, oder sofort, wenn du eine Mahnung ausstellst.
• Eine Rechnung aus einem Angebot mit Anzahlung behält ihren vollen Gesamtbetrag. Die Anzahlung steht in einem eigenen Block ‚Anzahlung erhalten' (Betrag, optionales Datum, entfernen); Summen und PDF zeigen ‚Anzahlung erhalten' und ‚Offener Betrag', und der Zahlungs-QR-Code sowie die E-Rechnung tragen den offenen Betrag. Beim Ausstellen wird die Anzahlung als erste Teilzahlung gebucht: Die Rechnung ist von Beginn an teilweise bezahlt, eine spätere Zahlung gleicht den Rest aus.

Ist eine Rechnung überfällig, kannst du Mahnungen mit Mahngebühr und gesetzlichen Verzugszinsen (§ 288 BGB) ausstellen.

• Konfiguriere deine Mahnstufen – Bezeichnungen, Tage nach Fälligkeit je Auslösung und die Gebühr – unter Einstellungen → Buchhaltung → Mahnwesen.
• Beim Ausstellen einer Mahnung werden die aufgelaufenen Verzugszinsen und etwaige Mahngebühren berechnet und ein eigenes Mahnungs-PDF erzeugt.
• Jede Mahnung wird zur Rechnung festgehalten (‚Versendete Mahnungen‘, wo ‚Zurücknehmen‘ eine zurückzieht); eine finalisierte oder versendete Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum steht spätestens mit der ersten Mahnung auf ‚überfällig' und bleibt dort, bis sie bezahlt oder storniert ist.
• Zum Ausstellen einer Mahnung brauchst du eine Internetverbindung; ihre E-Mail (Mahnungs-PDF plus Kopie der Rechnung) läuft danach über dieselbe Warteschlange wie Rechnungs-E-Mails.

Finalisierte Rechnungen lassen sich nicht bearbeiten – das ist die GoBD-Unveränderbarkeit. Zum Korrigieren stellst du eine Stornorechnung aus: sie erhält eine eigene Nummer, kehrt die Originalpositionen um und hinterlässt einen klaren Nachweis.

• Die Stornorechnung ist ein vollständiges Dokument, das alle gesetzlich erforderlichen Felder erneut nennt und auf das Original verweist.
• Original plus Storno ergeben exakt null, sodass deine Buchhaltung stimmt.
• Willst du nur einen Teil einer Rechnung zurücknehmen, nutze statt eines Stornos „Rechnungskorrektur erstellen“ (im ⋯-Menü der Rechnung in der Liste oder in der Rechnung selbst). Trage je Position einen Nettobetrag ein oder wähle „Alles gutschreiben“, dann „Entwurf erstellen“. Die Positionen des Entwurfs stehen fest; beim Finalisieren erhält er eine eigene RK-Nummer (dafür ist eine Internetverbindung nötig) und nennt die ursprüngliche Rechnung. Ist die Gutschrift mit einer anderen Forderung verrechnet, klicke auf „Als verrechnet markieren“; hast du das Geld zurückgezahlt, verknüpfe stattdessen die Bankbuchung.
• Nach dem Finalisieren bleibt nur Verwaltungstechnisches änderbar: Tags, interne Notizen, Zahlungsstatus und das verknüpfte Projekt.

1. Öffne die finalisierte Rechnung und klicke auf ‚Stornieren' (dafür ist eine Internetverbindung nötig). Wurden Mahnungen ausgestellt, wählst du, ob ihre Gebühren erlassen oder beibehalten werden.
2. Bestätige – es entsteht eine Stornorechnung mit neuer Nummer und negierten Beträgen.
3. Das Original wechselt auf ‚storniert', mit Querverweis zur Stornorechnung; beide bleiben in deinen Unterlagen.

Migriere die von dir bereits ausgestellten Ausgangsrechnungen (aus sevdesk/lexware) in deine Historie. Öffne die Rechnungsliste und wähle „Massenimport (KI)“.

• Importierte Rechnungen sind schreibgeschützte historische Datensätze (finalisiert) mit erhaltener Originalnummer — deine übernommene Nummerierung bleibt intakt.
• Die Gegenpartei ist deine KUND:IN (Rechnungsempfänger*in), da es sich um von dir ausgestellte Rechnungen handelt.
• Erfordert aktivierte KI-Belegerkennung in den Einstellungen; von der KI nicht lesbare Dokumente werden aufgelistet statt verworfen.
• Jede Rechnung behält das Dokument, aus dem sie gelesen wurde: Der PDF-Button in ihrer Zeile der Rechnungsliste öffnet es. Auf dem importierenden Gerät funktioniert er sofort. Andere Geräte können es öffnen, sobald der Upload abgeschlossen ist. Vor v0.887.2 per Massenimport übernommene Rechnungen haben kein Original angehängt.

1. Ziehe E-Rechnung, PDFs oder Bilder der von dir ausgestellten Rechnungen hinein.
2. Die KI liest Rechnungsnummer, Kund*in, Datum und Gesamtbetrag aus jedem Dokument.
3. Prüfe die erkannten Rechnungen, wähle unerwünschte ab und importiere.

Importiere eine einzelne ZUGFeRD-/Factur-X-PDF oder XRechnung-XML, die du in einem anderen System (sevdesk, Lexware, …) gestellt hast, direkt in deine Rechnungsliste — ohne KI, denn eine E-Rechnung ist bereits strukturierte Daten. Öffne die Rechnungsliste und wähle „E-Rechnung importieren“.

• Die Gegenpartei ist dein*e KUND*IN (die Rechnungsempfängerin), denn das ist eine von dir gestellte Rechnung — keine Lieferantenrechnung.
• Importierte Rechnungen sind schreibgeschützte Historie: Die Originalnummer bleibt erhalten, deine eigenen RE-/RK-Nummernkreise bleiben unberührt, und sie werden nie angemahnt.
• Positionen, Steuersätze und Summen stammen aus dem Dokument selbst — die importierte Rechnung stimmt damit auf den Cent mit deinem alten System überein.
• Eine erhaltene Lieferantenrechnung gehört stattdessen zu den Ausgaben — wähle „Ich habe diese Rechnung erhalten“, und der Assistent verweist dich dorthin.

1. Gehe zu Buchhaltung → Rechnungen und klicke auf „E-Rechnung importieren“.
2. Wähle die ZUGFeRD-/Factur-X-PDF oder die XRechnung-XML-Datei.
3. Bestätige, welche der beiden Parteien im Dokument dein Unternehmen ist — die andere wird zur Kundschaft.
4. Prüfe die Kundendaten, setze bei Bedarf den Haken „bereits bezahlt“ und importiere.

Bei verbundenem MCP-Server hängst du eine von dir gestellte Ausgangsrechnung in den KI-Chat und bittest um Erfassung. Deine KI-Assistenz liest sie — ein KI-Schlüssel ist nicht nötig.

• Auf dieser Seite erscheint ein Hinweis „wartet auf Prüfung“ — „Prüfen“ öffnet denselben Massenimport-Prüfschritt wie bei einer Datei.
• Die Rechnungsnummer ist Pflicht: ohne sie lässt sich kein Datensatz führen, und die KI-Assistenz wird angewiesen, das zu melden statt eine zu erfinden.
• Doppelte Rechnungsnummern werden markiert und standardmäßig ausgeschlossen — genau wie beim Dateiimport.
• Es wird nichts erfasst, bevor du es übernimmst. Importierte Rechnungen werden wie beim Dateiimport zu schreibgeschützter, finalisierter Historie.
• Für Konten mit Mehrfirmen-Buchhaltung derzeit nicht verfügbar.