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Kassenbuch

Kassen, die die GoBD-Anforderungen unterstützen: laufender Bestand, Zählprotokoll und Festschreibung

Das Kassenbuch (Buchhaltung → Kassenbuch) erfasst jede Bargeldbewegung – Einnahmen, Barausgaben, Privateinlagen und -entnahmen sowie Transfers zur oder von der Bank – über eine oder mehrere benannte Kassen, jede mit eigenem Anfangsbestand und laufendem Kassenbestand. Es ist nach GoBD gebaut: lückenlose Belegnummern, ein Bestand, der nie negativ werden kann, Einträge nur als Anhang mit Korrektur ausschließlich per Storno, und Festschreibung. Bareinnahmen und Barausgaben fließen automatisch in EÜR und UStVA.

Wofür das Kassenbuch da ist

Ein eigenes Verzeichnis für Bargeld, geführt nach dem Standard, den das Finanzamt erwartet.

  • Jede Kasse hat einen Namen, einen Anfangsbestand und einen laufenden Kassenbestand, der oben in der Liste groß angezeigt wird.
  • Fünf Bewegungsarten decken jeden Fall ab: Bareinnahme, Barausgabe, Privateinlage, Privatentnahme und Geldtransit (Bank).
  • Einnahmen und Barausgaben sind steuerrelevant und fließen in deine EÜR/UStVA; Einlagen, Entnahmen und Transfers sind steuerneutral.
  • Du kannst mehrere Kassen führen – etwa eine Hauptkasse und eine Portokasse – und zwischen ihnen wechseln.
  • Am Desktop scrollt das Kassenbuch in einem eigenen Bereich von höchstens 70 % der Fensterhöhe; die Spaltenköpfe bleiben dabei oben stehen. Auf dem Smartphone ist jede Buchung eine Karte mit denselben Schaltflächen für Storno, Bearbeiten und Festschreiben.

Eine Kasse einrichten

Lege deine erste Kasse an, bevor du etwas buchst.

  1. Öffne in der Kassenbuch-Liste ‚Kassen verwalten' (oder gehe zu Einstellungen → Buchhaltung → Kassen).
  2. Trage Name, Anfangsbestand und Eröffnungsdatum ein und lege die Kasse an.
  3. Umbenennen, archivieren oder reaktivieren kannst du Kassen jederzeit auf derselben Seite.
Tipps
  • Eine Kasse zu archivieren blendet sie aus dem Umschalter aus, behält aber ihre vollständige Historie.
  • Sobald eine Kasse ihren ersten Eintrag hat, sind Anfangsbestand und Datum eingefroren – eine GoBD-Vorgabe, ohne Übersteuerung.

Eine Bargeldbewegung erfassen

Jeder Eintrag wird der gewählten Kasse hinzugefügt und mit der nächsten Belegnummer versehen.

  1. Wähle die Kasse und klicke auf ‚Neuer Eintrag'.
  2. Wähle die Bewegungsart.
  3. Trage den Betrag (immer positiv und brutto) und das Datum ein.
  4. Bei Einnahmen oder Ausgaben wähle den Steuersatz und optional eine Kategorie sowie die Gegenseite.
  5. Bei einem Geldtransit wähle die Richtung (Bar → Bank oder Bank → Bar) und optional eine Referenz.
  6. Ergänze eine Beschreibung und speichere – der Eintrag erhält die nächste Belegnummer (vorläufig, bis das Gerät online ist), und der laufende Bestand aktualisiert sich.
Häufige Stolperfallen
  • Eine Buchung, die den laufenden Bestand unter null drücken würde, wird abgelehnt – du kannst nicht mehr Bargeld ausgeben, als die Kasse hält, auch nicht mit einem rückdatierten Eintrag.
  • Markierst du eine Ausgabe oder Rechnung als bar bezahlt, erscheint automatisch ein passender Spiegel-Eintrag im Kassenbuch – erfasse ihn nicht zusätzlich von Hand, sonst zählst du doppelt.
  • Eine in Raten bezahlte Rechnung erhält je Barzahlung einen eigenen Spiegel-Eintrag. Eine spätere Zahlung – bar oder per Überweisung – ändert oder entfernt keinen früheren Eintrag, und wenn du eine teilweise bezahlte Rechnung als bar bezahlt markierst, wird nur der Restbetrag gebucht.

Die Kasse zählen (Kassensturz)

Ein Zählprotokoll hält das tatsächlich vorhandene Bargeld fest und gleicht es gegen die Bücher ab.

  1. Klicke auf ‚Kasse zählen', um das Stückelungs-Raster zu öffnen.
  2. Trage ein, wie viele Scheine und Münzen du hast; gezählter Betrag, erwarteter Bestand und Differenz aktualisieren sich live.
  3. Speichere die Zählung – die Werte werden gesperrt, damit der Datensatz nicht still geändert werden kann.
  4. Bei einer Differenz buchst du sie mit einem Klick: ein Überschuss als Einnahme, ein Fehlbetrag als Ausgabe (beide mit 0 % USt.).
Tipps
  • Eine gespeicherte Zählung ist endgültig; ein erneutes Zählen erzeugt einen neuen Datensatz, statt den alten zu ändern.

Festschreibung und Korrekturen (GoBD)

Kassenaufzeichnungen müssen manipulationssicher sein, daher ist das Bearbeiten bewusst eingeschränkt.

  • Die Festschreibung sperrt einen Eintrag: danach lassen sich nur noch interne Notizen ändern – die Zahlen sind eingefroren.
  • Jede Buchung wird am Ende des Tages, an dem sie erfasst wurde, automatisch festgeschrieben. Korrigieren oder löschen kannst du sie nur an diesem Tag; ab dem nächsten Tag wird ein Fehler mit einer Stornobuchung berichtigt.
  • Einen festgeschriebenen Eintrag kannst du weder bearbeiten noch löschen. Zum Korrigieren buchst du ein Storno – einen neuen, gegenläufigen Eintrag mit heutigem Datum, der den ursprünglichen für deine Steuerzahlen aufhebt.
  • Belegnummern vergibt der Server, je Kasse fortlaufend; zwei Geräte können so nicht dieselbe Nummer erzeugen. Ein neuer Eintrag zeigt zunächst eine als „vorläufig“ markierte Nummer; die endgültige wird vergeben, sobald das Gerät online ist, und kann abweichen. Bis dahin wird der Eintrag nicht festgeschrieben.
  • Den Export des Kassenblatt-PDFs für einen Zeitraum bis zu einem gewählten Datum schreibt jeden Eintrag bis zu diesem Datum fest.
Häufige Stolperfallen
  • Nach einem Löschen- oder Bearbeiten-Knopf an einem festgeschriebenen Eintrag zu suchen – den gibt es bewusst nicht. Storniere ihn stattdessen.

Export und wie Bargeld in deine Steuern fließt

Die Kasse speist sowohl deine Berichte als auch deine Steuerberatung.

  • Exportiere je Kasse und Zeitraum ein Kassenblatt-PDF oder ein GoBD-CSV-Journal über das Menü ‚Export'.
  • Bareinnahmen und Barausgaben werden von der Anlage EÜR und der UStVA zum Datum des Eintrags erfasst.
  • Setze die Datumsfilter vor dem Export – sie sind zugleich der Export-Zeitraum (und der Festschreibungs-Bereich des PDFs).
Siehe auch

Denke ‚nur anhängen': buche jede Bargeldbewegung, wenn sie passiert, zähle die Kasse, wenn du den Bestand belegen musst, und schreibe Einträge fest, um eine Periode abzuschließen. Korrekturen sind immer ein Storno, nie eine Bearbeitung – das hält das Kassenbuch GoBD-sauber.

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Siehe auch