Auftragsbestätigungen

Eine Auftragsbestätigung (AB) ist das Dokument, das bestätigt, was ein*e Kund*in bestellt hat, nachdem dein Angebot angenommen wurde – bevor etwas rausgeht. Sie steht in der Mitte der Dokumentenkette: Angenommenes Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung. Du erstellst sie aus einem angenommenen Angebot, feilst im Entwurfsstadium daran und finalisierst sie dann, um eine dauerhafte Nummer zu vergeben und sie zu sperren.

Wo die Auftragsbestätigung steht

Sie ist der verbindliche Schritt zwischen einem ‚Ja' zum Angebot und dem Rausgehen der Ware.

Quelle: ein angenommenes Kundenangebot. Die AB übernimmt die gewählten Optionen, Positionen, Kundendaten, den Gesamtrabatt und eine etwaige Projektverknüpfung. Die Bestellnummer (PO) des Angebots wird zur Kundenreferenz der AB.
Nächster Schritt: eine finalisierte AB wird zur Quelle für einen Lieferschein.
Der Adressblock der Kundschaft wird aus dem angenommenen Angebot übernommen und bleibt auf der AB schreibgeschützt.

Eine AB aus einem angenommenen Angebot erstellen

Auftragsbestätigungen starten immer aus einem Angebot, das die Kundschaft angenommen hat.

Gehe zu Buchhaltung → Angebote → Auftragsbestätigungen.
Wähle in der Karte ‚Aus angenommenem Angebot erstellen' ein Angebot aus dem Auswahlmenü – dort erscheinen nur angenommene Angebote.
Klicke ‚AB erstellen' – die Bestätigung öffnet sich im Editor, vorausgefüllt aus dem Angebot.
Passe nach Bedarf Kundenreferenz, ein ‚Gültig bis'-Datum, die Positionen und Notizen an.

Tipps

Änderungen werden automatisch gespeichert, solange die AB ein Entwurf ist.
Ist das Auswahlmenü leer, gibt es noch keine angenommenen Angebote – nimm zuerst ein Angebot an.
Eine Gruppe, die das Angebot als eine Position zeigt, kommt mit ihrer Überschrift und ihren Positionen an. Die Bestätigung druckt sie als eine Position; entferne an der Überschrift den Haken ‚Im Dokument als eine Position zeigen (Positionen ausblenden)‘, um die Positionen aufzuführen. ‚Gruppenüberschrift hinzufügen‘, ‚Textzeile hinzufügen‘ und ‚Zwischensumme hinzufügen‘ funktionieren wie im Rechnungseditor.

Die Bestätigung finalisieren

Das Finalisieren vergibt eine dauerhafte, lückenlose AB-Nummer und sperrt das Dokument.

Klicke in der Liste der Auftragsbestätigungen auf ‚Finalisieren' in der Zeile des Entwurfs.
Ein Bestätigungsdialog berechnet die Summe neu und bittet dich, eine Kenntnisnahme zu bestätigen, dass die Nummer dauerhaft ist und das Dokument nicht mehr bearbeitet werden kann.
Bestätige – die AB erhält ihre Nummer (AB-JJJJ-NNNN), ihr Status wechselt auf versendet und sie wird schreibgeschützt.

Häufige Stolperfallen

Nach einem Finalisieren-Knopf im Editor zu suchen – das Finalisieren liegt bewusst in der Listenansicht, damit die Nummer nur als bewusster Schritt erzeugt wird.
Nach dem Finalisieren lässt sich die AB nicht mehr bearbeiten. Korrekturen bedeuten ein neues Dokument, genau wie bei Rechnungen.

PDF und nächste Schritte

Eine AB lässt sich in jedem Stadium herunterladen und speist die übrige Kette.

Lade das PDF aus einer Listenzeile oder über ‚PDF-Vorschau' im Editor herunter. Sind eigene PDF-Layouts aktiv, wird dein AB-Layout verwendet; sonst druckt das eingebaute Brief-Layout Datum, AB-Nummer, deine Kundenreferenz und das ‚Gültig bis'-Datum neben der Anschrift.
Das PDF wird in der Sprache des Angebots geschrieben, aus dem es entstanden ist, egal auf welche Sprache die App eingestellt ist: Aus einem englischen Angebot wird eine englische Auftragsbestätigung. Das gilt auch für die Datumsangaben (Englisch: Tag zuerst oder die Reihenfolge aus Einstellungen → Allgemein → Datumsformat). Eine vor dieser Version erstellte Bestätigung richtet sich nach der App-Sprache.
Sobald eine AB finalisiert (versendet) ist, erscheint sie als Quelle auf der Lieferschein-Seite.
Bei aktivem Mehrfirmen-Betrieb sind Bestätigungen auf die aktive Firma beschränkt.

Siehe auch

Die Auftragsbestätigung macht aus einem angenommenen Angebot einen verbindlichen Nachweis: aus dem Angebot erstellen, im Entwurf aufräumen und einmal finalisieren, um die Nummer festzusetzen. Von dort fließt sie weiter zum Lieferschein und schließlich zur Rechnung.

Hilfe & Dokumentation