PDF zu Excel

Über PDF zu Excel

PDF in Excel schreibt den Text jeder PDF-Seite auf ein eigenes Blatt einer .xlsx-Arbeitsmappe. Jede Textzeile wird zu einer Zeile, und Text, der auf der Seite in Spalten untereinandersteht, landet in derselben Tabellenspalte. Text, der sich als Zahl lesen lässt, wird als Zahl gespeichert.

PDF zu Excel verwenden

1. Öffne ein PDF mit echtem Text. Ein Scan ohne Textebene ergibt leere Blätter.
2. Wähle In Excel umwandeln. Jede Seite wird zu einem Blatt mit dem Namen Page 1, Page 2 und so weiter.
3. Speichere die Arbeitsmappe.
4. Prüfe Spaltengrenzen, Kopfzeile und Summen gegen die Quellseite, bevor du dich auf die Zahlen verlässt.

In der Produktion

Ein Mietangebot vom Verleih kommt als PDF mit neunzig Positionen, die als Zahlen ins Budget sollen. Abtippen kostet eine Stunde und bringt Tippfehler mit; die Tabelle zu extrahieren dauert Sekunden, und danach gleichst du die Summen mit dem Original ab.

Häufige Fragen

Wie zuverlässig ist die Extraktion?

Tabellen, deren Spalten in jeder Zeile an derselben Position beginnen, lassen sich gut umwandeln, mit oder ohne Linien. Rechtsbündige oder zentrierte Spalten können sich um eine Spalte verschieben, wo die Einträge unterschiedlich breit sind, und Fließtext zwischen Tabellen landet in der ersten Spalte.

Was passiert mit einer Tabelle, die über mehrere Seiten läuft?

Jede Seite wird für sich gelesen, eine lange Tabelle kommt also über mehrere Blätter verteilt an. Die Teile in Excel zusammenzufügen ist meist mit ein paar Einfügevorgängen erledigt.

Sollte ich das Ergebnis prüfen, bevor ich es verwende?

Immer, bei allem Finanziellen. Vergleiche einige Zeilen und die Spaltensummen mit dem PDF: Ein Wert, der eine Spalte zu weit links gelesen wurde, ergibt Zahlen, die plausibel aussehen und falsch sind. Beträge in der Schreibweise 1.250,00 und 1,250.00 werden beide als 1250 gespeichert.